¿Cómo bajarle al estrés como Meeting Planner?

meeting planner

Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

No cabe duda que los organizadores de eventos vivimos divertidas experiencias, momentos muy gratificantes y emocionantes al estar presentes en sorprendentes eventos que producimos para nuestros clientes, pero honestamente les confieso que enfrentamos grandes obstáculos día con día,
lo cual hace de nuestra profesión una de las más estresantes.

Por lo general, los meeting planners, si no ponemos la atención adecuada, es probable que caigamos en malos hábitos como dormir poco, comer mal y vivir constantemente estresados.

La presión viene de todos lados. El cliente espera respuestas y soluciones efectivas y concretas dentro de los tiempos acordados o inclusive antes, sí, los famosos “bomberazos”. Debido a que el nivel de profesionalismo que existe actualmente en la industria de reuniones es muy elevado, no son viables los errores ni los retrasos; tenerlos implica un alto riesgo de perder cuentas debido a la gran competencia en el mercado.

La presión comienza desde el armado y la entrega del concepto creativo y de la cotización, el pitch y, por supuesto, va aumentando en la medida que se acerca el evento. Organizar un evento corporativo es como un programa de televisión en vivo en donde no puede existir margen de error, todo tiene que salir bien y en donde la marca o la imagen del producto o servicio está completamente en tus manos como organizador; si por alguna razón algo sale mal, eres tú el responsable y pones en juego la continuidad y la lealtad del cliente.

Valora que en un evento corporativo las pantallas tienen que funcionar, el sonido se tiene que escucharse nítidamente, el escenario y la ambientación
tienen que lucir a detalle, la comida y la bebida tienen que deleitar los paladares de todos los invitados y, obviamente, no podemos ni siquiera
pensar en la posibilidad de que se vaya la luz, el aire acondicionado o el internet; TODO tiene que salir bien y eso genera estrés.

Como lo he comentado antes, somos integradores de servicios, por lo que dependemos de cada uno de nuestros proveedores y cuando alguien en esta larga cadena de valor falla o tiene un problema, hay que resolver de manera asertiva y eso es otro factor que genera aún más estrés. Otra analogía es comparar a un meeting planner con un controlador aéreo, que tiene que estar visualizando a cada instante el tablero y todo el tiempo tiene que estar en comunicación con los diferentes pilotos de los aviones para que mantengan la altura, la altitud y la distancia adecuada para volar de manera segura, sutil y orientados al objetivo final.

Cuando ejecutas un evento corporativo, es vital controlar infinidad de proveedores y variables. En ocasiones el cliente se multiplica en una gran cantidad de personas: el director general, el director de marketing, los equipos de personas dirigidos por cada director, el departamento de compras, recursos humanos… en fin, el meeting planner tiene el reto de lograr un buen vuelo y sobre todo un aterrizaje perfecto.

Y entonces, ¿de qué manera podemos reducir el estrés?

Haciendo una planeación sistematizada, organizada, adecuada, con un seguimiento diario con base en un detallado timetable para que cada factor se ejecute en tiempo y forma y, de esta maneram no se acumulen ni los pendientes ni los problemas y mucho menos se dé la posibilidad de que surjan errores.

Si eres un meeting planner, te recomiendo que tomes muy en serio:

1. Dormir bien.
2. Comer bien.
3. Planear adecuadamente todo el proceso de trabajo previo a un evento.
4. Rodearte de buenos proveedores, confiables, certificados y de calidad.
5. Asegurarte de tener una excelente comunicación con el cliente.

Si logras estos cinco puntos, auguro que disfutarás tu profesión ¡tanto como yo lo he hecho durante más de 27 años!

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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