Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati
La industria de reuniones crece de manera significativa; cada vez son más las empresas que recurren a eventos corporativos para diversas necesidades como celebraciones, lanzamientos, motivar a sus colaboradores, etcétera.
Independientemente del tipo de reunión, crear un ambiente agradable es necesario para garantizar la comodidad de la audiencia en los eventos corporativos y lograr en ella una experiencia memorable. La decoración es pieza clave para lograrlo.
Existen diversos elementos que juegan un papel importante en la generación de un ambiente agradable en un evento corporativo y en cualquier espacio en general. Te sugiero poner especial atención en su elección: la luz, el olor en el ambiente, la elección de mobiliario adecuado, los espacios para el buen relacionamiento, la calidad del material audiovisual, la utilería, la vajilla, la mantelería y cualquier elemento decorativo que integres aportará fortaleza en la creación de un espacio especial.
Algunos organizadores le restan importancia a la ambientación cuando se trata de un aspecto indispensable para garantizar un porcentaje considerable del éxito de un evento. Además, en este elemento, las marcas tienen una gran oportunidad para generar publicidad de sus productos o servicios promoviendo la recordación de marca que incentive la adquisición de algún producto o servicio con mayor facilidad.
Si estás a cargo de la organización de un evento, te aconsejo reunirte con tu cliente y con su departamento de mercadotecnia para que, en conjunto, puedan encontrar la mejor alternativa de integrar elementos decorativos para crear un ambiente favorable para la audiencia que se distinga por reflejar la personalidad de una o varias marcas, en caso de que haya patrocinadores, y que, además, estos elementos ayuden en la transmisión de los mensajes clave que se quieren comunicar a la audiencia.
Tips para elegir la ambientación y decoración más adecuada
• Platica con tu cliente, escucha sus necesidades y basa las decisiones en el análisis de la información que obtuviste.
• Cautiva a través de contenido de valor, que sepas de antemano que es atractivo para los asistentes.
• Integra elementos decorativos que propicien un ambiente ad hoc para el tipo de target. La edad, género, ocupación y hobbies son elementos que te ayudarán a generar decisiones asertivas.
• Sé creativo y original en la elección del destino, del venue, de la decoración, en la presentación del contenido, en el catering, etcétera.
• Alinea los elementos decorativos para generar presencia de marca, favoreciendo su recordación. Apóyate en colores, olores, texturas y sabores.
De acuerdo con cifras de visitmexico.com, en promedio hay 266 mil eventos anuales que generan el 1.5 por ciento del PIB y más de 890 mil empleos. Estas cifras muestran la importancia que tiene la industria de reuniones en nuestro país.
Por lo anterior y para lograr eventos exitosos, te recomiendo tomar en cuenta que para que las marcas logren impactar a la audiencia, es necesario que ésta se sienta cómoda. Como meeting planner, tienes la gran oportunidad de lograrlo a través de una escucha asertiva de los objetivos y necesidades del evento y de una correcta planeación y ejecución.
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