La importancia del montaje en un evento corporativo

montaje en evento corporativo

Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Me gustaría iniciar mi columna del día de hoy citando al científico y filósofo Deepak Chopra, quien dice que “el orden expresa los valores del cosmos, el balance, la lógica y la belleza abstracta”.

Hablar de montaje es hablar de orden, consiste en cómo acomodas a los invitados en los diversos espacios del evento. Puedo asegurar que el montaje es tan importante como el evento en sí, ya que entre más cómodos estén los participantes mayores son las posibilidades de que escuchen, observen con más atención y se animen a participar. Y parecería obvio, pero no lo es: saber acomodar a los asistentes con base en el tipo de evento y de manera estratégica según los objetivos principales es una ciencia y, sin duda, un arte.

Tomemos en cuenta que el montaje puede tener un gran impacto en el look & feel de un evento y me refiero a la parte estética y la atmósfera que se puede sentir. Es por eso que aunque los montajes tradicionales aún se siguen utilizando, existe también la tendencia de dar un toque más sofisticado y divertido.

Como primicia tienes que considerar que las opciones de cómo y dónde sientas a los asistentes de tu evento se tienen que basar en la comodidad, la funcionalidad y el estilo. Sin duda, cada evento tiene diversas necesidades de montajes, por lo que tienes que considerar lo siguiente:

Analizar a tu audiencia: Toma en cuenta el número de asistentes y qué tipo de personas recibirás; hay que contemplar la edad, el género y el perfil ejecutivo.

Tipo de evento: Te tienes que preguntar si es un evento formal o casual.

Objetivo del evento: Define si el evento es para que los asistentes aprendan algo o solamente para que se diviertan.

Duración del evento: Mientras más tiempo necesites que tus invitados permanezcan sentados, más foco tienes que poner en la necesidad de comodidad para que tenga un efecto positivo en la experiencia.

Tipo de recinto: Es clave cuestionarse si los muebles van a colocarse en un área muy saturada para resolver, si éste fuera el caso, cómo acomodar a muchos asistentes en un espacio reducido. Analiza cuál es el estilo arquitectónico del lugar para elegir muebles, colores y estilos que luzcan de manera armónica.

Logística del evento: Si estás subcontratando la renta de los muebles, es elemental que valores la logística de tu evento. Te aconsejo pedir horarios, instrucciones y nombre del responsable de montaje por parte del recinto al encargado del lugar del encuentro.

Por supuesto, no podemos dejar de estudiar a conciencia el presupuesto del cliente, ya que éste factor definirá qué tantas libertades tienes para innovar en el tema del montaje, desde telas especiales para tapizar muebles, mesas de diseño para presentar tus alimentos y bebidas, elementos de decoración que complementen el montaje, etcétera.

Los montajes tradicionales utilizados en el mundo son conocidos como auditorio, escuela coctel, banquete, mesa redonda, media luna, herradura o mesa imperial. En los últimos años hemos presenciado los beneficios y comodidades de las salas lounge y de la integración de diversos muebles para darle un toque de personalidad única al evento.

Otro montaje que ha tenido mucho éxito es colocar al speaker al centro de la audiencia, rodeándolo de sillas y proveyéndole apoyo visual mediante la colocación de tres o cuatro pantallas, literalmente como se hacía en el box hace algunos años. Se colocan más pantallas al fondo del salón para que todo el público pueda apreciar al conferencista y la proyección de éste e inclusive se puede integrar un sistema de circuito cerrado de video.

Otra tendencia en el montaje de eventos corporativos es atreverte a hacer combinaciones como, por ejemplo, auditorio, tipo escuela y al frente una zona VIP con muebles diferenciados para darles el nivel de importancia que merecen en el evento.

En un evento informal se vale incluso utilizar puffs o cojines donde las personas se puedan sentar y convivir a nivel de piso.

Considero que en México estamos a la vanguardia en el tema de montajes en los eventos corporativos y diversos montajes en recintos, tanto en playas como en ciudades, han sido ejemplos distinguidos para el mundo.

Finalmente, recuerda que el evento no solamente tiene una duración del tiempo real, sino que tiene un lapso trascendental en la memoria de cada participante y, por supuesto, en el mundo digital apoyado por la difusión de redes sociales. Así que es fantástico como organizador de eventos crear conceptos creativos bien ordenados que, como diría Chopra, tienen la capacidad de expresar la belleza abstracta.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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