La importancia del seguimiento post-evento

seguimiento post evento

Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Como lo he mencionado en varias ocasiones, el seguimiento post-evento es casi tan importante como el evento, ya que representa la oportunidad de evaluar los resultados y da pauta para mejorar en la organización de futuros encuentros para el mismo cliente o para coordinar el mismo tipo de evento.

Son varios los aspectos que hay que tomar en cuenta para medir el éxito de cada reunión y así poder mejorar lo que no fue satisfactorio y repetir lo que resultó un éxito, por lo que mi sugerencia consiste en implementar cuatro tipos de evaluaciones con el fin de obtener un panorama general de los resultados del evento a través de varios puntos de vista:

1. Evaluación interna: Es crucial reunirte con tu equipo de trabajo para conocer qué funcionó, que no y que podría mejorar. Es importante que cada uno de los asistentes a la junta emita su opinión de manera objetiva no sólo acerca de los resultados del propio equipo, sino también de todos los elementos que integraron el evento.

2. Evaluación de los proveedores: En ocasiones, por recomendación o por experiencias previas, crees que un proveedor es el indicado para todo tipo de eventos y no es así. Para cada encuentro, es necesario realizar un análisis previo de las necesidades, lo que te permitirá hacer una elección adecuada.

La evaluación posterior al evento sobre el desempeño de cada proveedor ayudará a determinar si su participación fue conveniente para ese encuentro en particular y, de ser satisfactoria en su mayoría, únicamente será necesario definir qué aspectos se pueden mejorar.

3. Evaluación de la percepción de los asistentes: Todo el esfuerzo en la planeación y ejecución va encaminado a lograr eventos exitosos que permitan satisfacer las expectativas y necesidades de los asistentes, por lo que conocer su percepción después del encuentro es vital. Lo más común es aplicar una encuesta que puede ser a través de una app, en internet o colocando módulos a la salida del evento donde parte del staff esté encargado de entregar los cuestionarios para que los interesados los respondan con su puño y letra.

Es importante que las preguntas estén enfocadas en hacer sentir a las personas que realmente te interesa su opinión. Puedes preguntar: qué les gustó, qué no les agradó, cuál es su opinión sobre las conferencias, etcétera. No olvides destinar un espacio para sugerencias.

4. Evaluación con el cliente: La percepción del cliente es crucial, de su satisfacción dependerá que te contraten nuevamente. Te sugiero realizar un comparativo entre las expectativas que tenía tu cliente y los resultados para que pueda tener más claro el panorama.

Algunos prefieren que dicha evaluación se haga al término del evento y otros solicitan una evaluación diaria en caso de que el encuentro dure varios días. Dependerá de las costumbres de cada uno; tienes que estar preparado para darle un estatus claro y escuchar su percepción.

El seguimiento post-evento te dará las herramientas para saber qué hacer y qué no en futuros encuentros. Aunque este seguimiento no afecta la planeación y ejecución de manera directa, sí te facilitará la medición de resultados y la toma de decisiones a futuro.

Ten presente que si puedes medirlo, puedes mejorarlo.

Sigue a The markethink y entérate de los temas más actuales y sobresalientes de la industria

Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>