Lo que debes saber antes de comenzar un evento virtual

evento virtual

Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Los eventos virtuales han tomado fuerza en los últimos años; poco a poco son más los países y las empresas que adoptan esta innovación tecnológica y se atreven a realizar este tipo de encuentros online a un gran número de personas sin que sea necesario que todos estén en un mismo espacio físico.

Son diversas las ventajas que ofrecen este tipo de eventos. La principal es la reducción de costos al no tener que rentar un espacio; además, no implican gastos de hospedaje, transportación y estacionamiento en caso de que el evento esté dirigido a personas que radican en diferentes ciudades o países.

Existen plataformas que brindan soluciones para los interesados en organizar un evento virtual. Estas prestadoras de servicios aportan grandes facilidades en todo el proceso y brindan la oportunidad de tener, por ejemplo, diversas conferencias o talleres de manera simultánea dentro del mismo espacio virtual. También es posible contar con espacios dedicados a los patrocinadores, los cuales pueden ser recorridos por los participantes para que conozcan la oferta de cada uno en formatos divertidos y creativos.

Antes del evento, cada participante tiene acceso a la agenda para poder elegir qué conferencias son las que más le interesan y, como valor agregado, existe la posibilidad de platicar con los ponentes mediante un chat en vivo en el que, comúnmente, responden cuestionamientos y aclaran cualquier duda. Además, tener acceso a la información brindada es tan sencillo como dar click para descargar el PDF de las sesiones que hayan resultado especialmente atractivas para cada uno.

Algunos consideran como desventaja el que las personas no puedan relacionarse de manera física; sin embargo, esto no es un impedimento para conectarse, simplemente es un formato distinto que puede ayudar a que más adelante el encuentro sea personal.

En México este tipo de reuniones son poco frecuentes; si hacemos un comparativo frente a los eventos tradicionales, representan un 10 por ciento aproximadamente. En realidad, es un porcentaje bastante bajo, aunque todo indica que poco a poco cobrarán fuerza.

Dentro de los eventos virtuales, existen diferentes categorías dependiendo de la sofisticación de cada uno; los más sencillos funcionan simplemente con streaming, con el objetivo de transmitir cierta información, y lo único que necesitas es una cámara, un micrófono y un buen ancho de banda.

La transmisión de cualquier encuentro virtual puede ser tan sencilla o tan compleja como lo desees. La calidad de la misma y del evento en sí dependen en gran medida de que el servicio de internet sea de alta calidad para garantizar que no habrá problemas de conexión.

Las características innovadoras de este tipo de eventos llaman la atención, pero en realidad lo que otorga el mayor valor son los contenidos, los conferencistas y los mensajes que transmiten.

No puedo aseverar que algún día los eventos virtuales van a sustituir a los tradicionales, pero sí puedo asegurar que es un sector en crecimiento que día con día ofrecerá mayores ventajas y oportunidades para las diversas marcas.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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