Los 10 aspectos más importantes que un organizador de eventos debe saber

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Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

En esta columna voy a presentar diez recomendaciones de utilidad para un organizador de eventos, así que si eres parte de la industria o estás considerando entrar a este maravilloso mundo tienes que tomar en cuenta que si bien es uno de los trabajos más divertidos y emocionantes que puede haber, ya que te permite conocer a mucha gente interesante, descubrir maravillosos lugares del mundo, oler diversos aromas, ver brillantes colores y saborear intensos sabores, también es un trabajo muy difícil y estresante, por lo que sólo un pequeño porcentaje de los que quieren dedicarse a la organización de eventos corporativos lo logra de manera exitosa.

Lo primero que tienes que medir es tu nivel de pasión que obviamente tiene que ser muy alto; teniendo esto, estarás listo para considerar las siguientes recomendaciones:

Un organizador de eventos tiene que…

1. Saber trabajar en su “oficina”, desde la creación del concepto creativo, la planeación del evento y la supervisión de la gestión administrativa que conlleva la producción.

2. Tener buenas habilidades para negociar con diversos proveedores.

3. Tener la seguridad y la comunicación adecuada con el cliente para que entienda y acepte sus ideas.

4. Estar presente en el registro, que en lo personal considero que es el momento más crítico de un evento porque es importante que desde el comienzo los asistentes se sientan bien recibidos para que entren contentos y tengan una buena imagen del evento y de la marca anfitriona.

5. No tener miedo de ensuciarse las manos, tiene que involucrarse en la ejecución del evento en sitio.

6. Conocer los detalles de montaje y desmontaje para dirigir bien al equipo encargado de dicha labor tan importante.

7. Cuando está corriendo el evento, tiene que estar al pendiente del cliente, de los proveedores y ver que los asistentes estén cómodos y contentos.

8. Durante el evento, tiene que estar muy pendiente del house, que se refiere al control de audio, video e iluminación.

9. Tener la capacidad de atender y coordinar a los diferentes speakers que participarán en el evento, por lo que se requieren habilidades de relaciones públicas.

10. Tener el temperamento para tolerar la presión ante las adversidades y, sobre todo, ser sumamente creativo para resolver problemas.

Como estamos en México, no puede faltar el pilón, así que…

11. Gustarle pertenecer a diversas asociaciones nacionales e internacionales.

Sería muy arrogante decir que los organizadores de eventos con varios años de experiencia lo sabemos todo; la realidad es que siempre hay oportunidad de seguir aprendiendo y actualizarse sobre las nuevas tendencias, tecnologías, servicios y gustos del consumidor.

Existen diversas certificaciones que contribuyen a que eleves tu nivel de profesionalización: a nivel internacional, MPI (Meeting Professionals International) ofrece la certificación CMM (Certification in Meeting Management) y la CMP (Certified Meeting Professional); en México existe la certificación CMS (Certified Meetings Specialist) que cuenta con el reconocimiento de la Universidad Intercontinental y la revista Convenciones.

Las certificaciones deben ser un complemento de lo que se aprende en la práctica del día a día. Existen también universidades que ofrecen licenciaturas especializadas y empresas que imparten talleres y capacitaciones al respecto. En Estados Unidos se realiza el MPI’s World Education Congress, que brinda grandes oportunidades educacionales y reúne a speakers de primer nivel.

Claro que internet también favorece diversas herramientas de capacitación y actualización a través de revistas digitales, blogs, redes sociales y webinars.

En Inglaterra se llevan a cabo los Event Technology Awards, donde se premian los logros de compañías que ofrecen soluciones digitales y tecnológicas en la industria de los eventos corporativos y en los que, por cierto, Creatividad está nominada, lo cual nos orgullece por ser una empresa 100 por ciento mexicana.

Estoy convencido de que la organización de eventos es una industria fascinante llena de retos y de oportunidades que además presenta innovaciones de manera constante, lo cual nos permite seguir aprendiendo y mejorando cada día.

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Evelyn Castillejos About Evelyn Castillejos
Comunicóloga por la FCPyS-UNAM y la UAM-Xochimilco, con experiencia en producción audiovisual y periodismo escrito y online. Pasión por el cine, la fotografía, la música y el teatro. Mi Twitter es @evelyngcp

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