¿Qué debes cuidar al elegir a un meeting planner?

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Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX

¿Te ha tocado organizar un evento corporativo y no tener idea de por dónde empezar? ¿Al final el evento se excedió de tu presupuesto? ¿Los resultados no cumplieron con las expectativas que se habían generado? La organización de un evento corporativo requiere de planeación, logística y producción y esto únicamente se puede alcanzar con un equipo profesional que lleve a buen término los objetivos para los que se planteó dicha reunión.

Si laboramos en una organización grande, quizás contemos con un área que tenga el expertise para realizar un foro de esta magnitud; sin embargo, son pocas las compañías que pueden darse este lujo. La mayoría de las empresas delegan esta responsabilidad a los encargados de mercadotecnia o recursos humanos, quienes desconocen el procedimiento para organizar un evento exitoso.

Aquí es donde entran los meeting planners, que se pueden convertir en un aliado estratégico para evitar incidentes durante la planeación y realización del foro en cuestión y garantizar que se alcancen los objetivos para los cuales se diseñó.

Hoy la industria de reuniones ha evolucionado. Si bien hace diez años el diferenciador era la tranquilidad, es decir, el cliente buscaba la seguridad de que su evento estuviera bien planeado y ejecutado, ahora busca experiencias, emociones e innovación, que son las claves para que los mensajes lleguen con mayor efectividad a quien debe recibirlos, además de precios accesibles y excelente servicio. Para ello, es importante contratar a una empresa que cuente con conocimiento y experiencia en el ramo.

Al elegir a un meeting planner, hay que cuidar los siguientes aspectos:

■ Experiencia.

■ Prestigio de sus clientes.

■ Que cuente con capacidad económica para financiar los proyectos.

■ Que mantenga una buena reputación.

■ Que la empresa cuente con estructura, organigrama y metodología.

En el tema de metodología deben destacar tres puntos importantes:

■ Planeación: Comprender lo que el cliente necesita y su problemática para realizarle un “traje a la medida”.

■ Logística: Desarrollar un timetable y establecer una comunicación constante con el cliente, dando seguimiento puntual durante el proceso.

■ Ejecución y producción del evento: Que todo lo planeado se desarrolle y se eche a andar con la misma efectividad con la que se planeó.

El profesionalismo del sector queda demostrado con el crecimiento de 35 por ciento que ha registrado la industria en los últimos años. Tan sólo en 2014 se realizaron 266 mil 117 reuniones, de las cuales el 69 por ciento correspondió a reuniones corporativas o de negocios, 13 por ciento a congresos, 3 por ciento a programas de incentivo, 2 por ciento a exposiciones y el resto a otro tipo de eventos, según cifras del estudio “La Relevancia Económica de las Reuniones en México 2016”, realizado por la Secretaría de Turismo.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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