¿Qué hacer ante un evento bomberazo?

calendario meeting planner

Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Seguramente, como meeting planner te has enfrentado a eventos bomberazo. A pesar de que la situación genera una adrenalina interesante, la realidad es que se trata de una situación poco agradable y demasiado estresante.

Muchas veces los clientes confían tanto en ti que creen que con sólo algunos días puedes organizar un evento y, en ocasiones, es mejor decir no a llevar a cabo una reunión en la que las probabilidades de éxito disminuyen de manera considerable por el poco tiempo que tienes.

Cuando te enfrentes a una situación así, toma en cuenta los siguientes tips:

1. Analiza la situación con detenimiento. Es importante que sepas a qué tipo de reto te estás enfrentando para determinar si es viable o no. Toma en cuanta cada detalle y el tiempo que requiere cada una de las etapas.

2. No temas decir NO. Después del análisis, tómate los minutos u horas que requieras para que tu decisión sea objetiva. No te sientas presionado, siempre es mejor que
seas sincero y si consideras que en el tiempo que tienes no puedes lograrlo, lo mejor será que se lo hagas saber a tu cliente.

3. Toma la iniciativa. Seguramente tendrás uno o más clientes para los que organizas eventos de manera frecuente y con cierta periodicidad; si sabes que algunos son
amantes de la adrenalina y dejan todo para el último momento, búscalos con tiempo para que puedas planear y organizar con calma.

4. No temas. Si tu decisión es aceptar un evento bomberazo, no te preocupes, ocúpate. Calendariza, define las actividades de tus colaboradores, delega, elabora un checklist para que tengas mayor control y disfrútalo. Si amas lo que haces, será mucho más sencillo.

5. Recurre a las herramientas tecnológicas. La organización de una reunión corporativa puede ser mucho más sencilla si te apoyas en la tecnología a través de apps y páginas que simplifican los procesos.

El tiempo que requiere la organización de un evento es variable; mi sugerencia es que comiences con, por lo menos, dos meses de anticipación para que tú y todos los involucrados tengan oportunidad de revisar cada detalle, asegurando el éxito de la reunión. Si no puedes hacerlo así, relájate, tampoco es grave, analiza los requerimientos y toma la mejor decisión en favor de tu equipo de trabajo y del evento.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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