Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati
Cuando se trata de factores externos que pueden intervenir o influir en la decisión de las personas de asistir o no a un evento, la Ciudad de México es un excelente ejemplo.
En esta ocasión, me abocaré a analizar los elementos más comunes para ayudarte a encontrar alternativas precisas que te permitan disminuir dicha problemática. Toma en cuenta que no puedes evitar al 100 por ciento estas complejas situaciones, ya que se trata de factores externos que no dependen de ti, pero lo que sí puedes hacer es prevenir y anteponerte para tratar de aminorar el ausentismo en tus eventos.
a) El tráfico. El intenso tránsito es una de las principales problemáticas que detonan en la determinación de no asistir a un evento por muy interesante que pueda ser. En ocasiones, un trayecto que puedes recorrer en media hora lo haces en dos o más a causa del tráfico. Mi sugerencia es que analices a tu target y elijas el venue más cercano al grueso del público al que va dirigido tu encuentro; de esta forma, a pesar de la situación en torno a la movilidad, será mucho más sencillo y probable que la mayoría de los invitados asistan.
b) El clima. Antes las estaciones del año estaban bien definidas, ahora tenemos sol, lluvia y aire en un solo día, por lo que predecir qué sucederá en relación con la situación climática resultará un poco complicado o poco certero. Te sugiero que, si las necesidades del evento lo permiten, optes por un espacio cerrado o protegido por una carpa. Cuando las personas saben que pueden mojarse o que van a estar bajo los rayos del sol, muchas prefieren quedarse en casa o en la oficina porque no les agrada la idea de exponerse a las inclemencias del tiempo.
No te arriesgues, hay actividades en interiores que son muy innovadoras y atractivas. Si realmente tu evento requiere que se lleve a cabo al aire libre, ten un plan B por si el tiempo hace de las suyas. En meses de mayor probabilidad de lluvias, puedes considerar paraguas como give aways para los invitados.
c) Días festivos. A lo largo del año, hay festividades por diversos motivos. Si quieres planear un evento con antelación, mi sugerencia es que antes de establecer una fecha definitiva, analices todas las festividades, puentes y vacaciones para que no coincidan con el día de tu evento, ya que si coincide con una de estas fechas, podría afectar gravemente la asistencia de tus invitados.
d) Situaciones personales, como una enfermedad, algún problema familiar o simplemente flojera o pérdida de interés. Esta última razón es la más grave, pero puedes evitarla haciendo tus eventos atractivos e interesantes.
e) Un partido de futbol o de algún otro deporte. Pese a que la Selección Mexicana no llegó al quinto partido, seguimos en época de Mundial y hay aficionados que, por muy atractivo que les parezca tu evento, consideran más relevante el deporte y prefieren hacer caso omiso a tu convocatoria con tal de ver un partido de su deporte favorito. Si tu evento lo permite, integra elementos que estén relacionados con el tema mundialista y haz difusión de esto para que las personas, sobre todo los hombres, se interesen a pesar de la época.
f) Otro evento. Es común que el mismo día de tu evento también haya varios más que puedan llegar a competir entre sí, desde un concierto hasta un lanzamiento de la competencia. Es importante que antes de decidir la fecha en la que llevarás a cabo la reunión, te asegures de que no haya eventos con los que compitas, pues esta coincidencia es motivo suficiente para poner en un dilema a los invitados. Haz que tu evento sobresalga para influir en la decisión.
Aunque resulta imposible modificar los factores externos a favor de tus encuentros, sí hay acciones que puedes poner en práctica. Por ejemplo, difundir de manera adecuada tu evento resulta vital; es importante que la promoción que hagas del mismo resalte el lugar, el show, los conferencistas, los temas que abordarán, etcétera. La clave está en dar suma importancia a las cualidades y los puntos más llamativos de cada evento para crear ganchos y captar la atención de tu público objetivo. Te recomiendo que utilices los medios suficientes y adecuados para promover la reunión: una buena campaña en medios tradicionales apoyada por la difusión en redes sociales o a través de campañas de e-mail marketing ayudará a que las personas se interesen y asistan.
Si llevas tiempo en la industria, sabrás que del total de invitados confirmados se estima un 20 por ciento de ausentismo. Es un dato importante que debes considerar y actuar en consecuencia invitando a más personas; ten presente que, en caso de que llegue más público del que esperabas, sea posible agregar lugares.
Recuerda que todos tus esfuerzos y los de tu equipo de trabajo suman a una causa común: contrarrestar los factores externos para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, evalúa todas las posibles situaciones y no te dejes sorprender.
Por último, si eres invitado a un evento, sé considerado con el esfuerzo y arduo trabajo de los organizadores y clientes, y sólo confirma tu asistencia si realmente piensas ir a ese evento. Detrás de cada reunión, hay un largo proceso de planeación. Tener un mejor país comienza con pequeñas acciones como el respeto por el trabajo de los demás.
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