Cómo elegir el mejor venue para planear tu evento

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Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Museos, hoteles, restaurantes, terrazas, casas privadas, recintos feriales… existen más de mil opciones para realizar un evento exitoso en cualquier parte de la República Mexicana. Cuando el objetivo es el de realizar un evento memorable en el papel de meeting planners, nuestro límite sólo debe de ser el presupuesto que nuestros clientes están dispuestos a destinar.

Sin embargo, elegir el lugar adecuado no es el único secreto para que el evento se acerque a la perfección. Quienes nos dedicamos a la realización de eventos corporativos sabemos bien que no todos los venues funcionan igual para todos los clientes ni para todos los propósitos.

Los recursos económicos deben ser sólo uno de los factores para decidir qué opción es la más conveniente; es necesario contemplar otros elementos como el tipo de audiencia que asistirá, la personalidad de la empresa, el objetivo del evento y la idea de producción que el cliente tenga en mente. Es aquí cuando el expertise del meeting planner debe entrar a escena para dar las opciones de recintos que mejor funcionarán para cada caso.

Ser un planeador de eventos no significa tener únicamente un cúmulo de habilidades para organizar, estructurar, delegar y producir; la competencia, el mercado actual y las tendencias en realización de eventos exigen que un meeting planner demuestre una gran capacidad para entender a su cliente y saber escucharlo para conocer qué funcionó y qué no en su experiencia en eventos pasados. Es aquí cuando los años de experiencia aportan la destreza de saber descifrar las ideas de cada cliente, pues éstas no siempre son claras ni concisas y en ocasiones hasta son vagas y confusas.

Una agencia de planeación de eventos confiable debe tener la pericia de ofrecer sólo las opciones que realmente servirán para satisfacer los propósitos iniciales del cliente, para lo cual lo más conveniente es poner a disposición tres sedes como máximo que habrán sido seleccionadas cuidadosamente, pues la labor de cotización de recintos suele ser desgastante.

Contrariamente a lo que se piensa, lo más efectivo no es ofrecer un abanico interminable de opciones; por el contrario, los procesos se simplifican cuando se acude al cliente con una selección bien trabajada, lo que ayudará a facilitar la decisión.

No es exagerado afirmar que elegir el venue ideal se ha convertido en todo un arte. De acuerdo con mi experiencia, elegir un lugar demasiado aspiracional, por ejemplo, puede intimidar a los asistentes; por el contrario, un sitio demasiado modesto será contraproducente para los asistentes que esperaban más de la empresa u organización que los invitó.

A pesar de que México se ha posicionado como una de las mejores opciones de Latinoamérica para realizar acontecimientos como foros, congresos, conferencias, coloquios, festivales, ferias y otros eventos corporativos, el estudio La relevancia económica de las reuniones en México 2016, lanzado por la Secretaría de Turismo, reconoce que la oferta actual que tiene el país para albergar eventos comienza a ser insuficiente.

Y es que un aspecto primordial a tener en cuenta a la hora de elegir un recinto es que tanto organizador como cliente deben tener las facilidades necesarias para que todo salga a pedir de boca, es decir, una buena ubicación, seguridad garantizada, requisitos básicos de protección civil, planes de contingencia, lugares suficientes de estacionamiento, sanitarios accesibles y una infraestructura bien planeada. Lo anterior pareciera una obviedad, pero el estudio de la Secretaría de Turismo que arriba menciono demuestra que, a pesar de la gran oferta de recintos en México, “sólo hay algunos recintos bien planeados y operados, no se reporta una alta especialización en los ejecutivos a cargo de su atención, no siempre se construyen con los fines adecuados y hay muchos que se planean por presión u orgullo político”.

Así pues, elegir el mejor venue será uno de los méritos de un buen meeting planner y quizá se trate de la piedra angular que garantizará el éxito en cada evento que se organice.

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Evelyn Castillejos About Evelyn Castillejos
Comunicóloga por la FCPyS-UNAM y la UAM-Xochimilco, con experiencia en producción audiovisual y periodismo escrito y online. Pasión por el cine, la fotografía, la música y el teatro. Mi Twitter es @evelyngcp

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