Meeting Planner, aliado estratégico del cliente

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Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX

En los últimos años, las reuniones corporativas, foros y congresos se han posicionado como una herramienta importante para difundir mensajes, estrechar lazos y generar negocios entre las audiencias clave. Cada evento es diseñado de acuerdo con las necesidades de comunicación y se convierte en un escenario y experiencia única, en un traje a la medida.

Además de destacar por sus estrategias, creatividad y profesionalismo, el trabajo de un meeting planner radica en conocer e identificar las necesidades de cada uno de sus clientes y diseñar reuniones innovadoras que cumplan con los objetivos, integren la tecnología adecuada y difundan el conocimiento a través de conferencistas de primer nivel.

Desde el primer contacto con el cliente, el meeting planner se convierte en su aliado estratégico, clave fundamental para el desarrollo de todo el evento, desde la planificación, investigación, logística, coordinación, producción y ejecución, que en su justa combinación llevarán a cumplir con los objetivos de toda reunión memorable.

La organización de un evento corporativo debe estar en manos de expertos en la materia, de profesionales que tengan claro que este tipo de reuniones son el foro ideal para crear experiencias únicas. Es una gran oportunidad para convertirse en el mejor socio estratégico del cliente al lograr una excelente comunicación e identificar sus necesidades, ya sea para un lanzamiento de producto, congreso, convención o viaje de incentivo.

La industria representa una gran oportunidad de negocio. Cifras de la Secretaría de Turismo indican que en México se desarrollan más de 300 mil eventos al año, entre congresos, talleres, simposios, ferias y exposiciones, mismos que representan el 2 por ciento del PIB y el 17 por ciento de los ingresos totales del país por turismo, además de generar alrededor de 783 mil 700 empleos directos y registrar por noche cuatro millones de habitaciones en hoteles.

Los datos oficiales también estiman que durante 2016 se realizarán alrededor de 200 eventos internacionales y más de 25 mil congresos y convenciones que tendrán cita en los principales destinos de playa y la Ciudad de México, logrando un crecimiento por arriba del 10 por ciento en el turismo de reuniones.

Sin embargo, el sector tiene como reto profesionalizarse. Ya no estamos en la época en la que la organización de las reuniones era responsabilidad de la secretaria, del coordinador de mercadotecnia o de recursos humanos; bajo ese esquema, las empresas se exponen a no cumplir con los objetivos planteados o a que los proveedores no cumplan en tiempo y forma, ya que trabajan aisladamente.

Actualmente el trabajo del meeting planner es reconocido y cuenta con representación en organismos como el Meeting Professionals International (MPI), asociación líder mundial que integra a más de 18 mil 500 profesionales de la industria de reuniones, convenciones, congresos y exposiciones en ochenta capítulos y 22 países alrededor del orbe.

Organizaciones como MPI permiten la profesionalización y certificación de la industria, acceder a otros mercados, realizar conexión con otros integrantes del sector para lograr alianzas con beneficios mutuos y estar informado sobre el comportamiento y nuevas tendencias en torno a la organización de eventos.

La industria también es reconocida por su impulso al desarrollo de la economía. En 2015 Meetings Mean Business instauró el 16 de abril como el Día Mundial de la Industria de Reuniones, iniciativa que congrega a los profesionales del sector para exaltar el potencial de esta actividad y proponer nuevas formas de contribuir a su crecimiento.

Por lo anterior, los eventos presenciales seguirán siendo la opción ideal para estrechar relaciones personales y profesionales; de ahí la importancia de escuchar al cliente, comprender sus necesidades para orientarlo y ofrecerle estrategias y propuestas sólidas.

El reto es convertirse en un verdadero aliado estratégico, profesional y capaz de establecer que las reuniones corporativas son una importante herramienta de comunicación y generación de negocios.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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