Claves para materializar nuestras ideas en la planificación de un evento

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Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX

Tocar, jugar y aprender son actividades posibles en un evento. Generalmente, tenemos idea de cómo queremos que éste se desarrolle, pero al mismo tiempo nos enfrentamos a diversas decisiones que debemos considerar: el lugar, el conferencista, el horario, el discurso, los alimentos, las bebidas y la invitación, así como definir el tipo de reunión que realizaremos: un congreso, una conferencia o un foro.

Resulta fundamental que el evento cumpla con su propósito y que esté diseñado a la medida y necesidad del cliente; para lograrlo, es necesario convertirse en su socio de negocio y ofrecer un asesoramiento integral que lleve a la definición del objetivo, de los mensajes a comunicar y de las audiencias.

Comprender los requerimientos de cada corporativo para el que estamos trabajando nos llevará a generar espacios y experiencias únicas. Además de la innovación y la creatividad, la planificación del evento debe contemplar una eficiencia total con el fin de construir un puente de comunicación entre el cliente, los proveedores y los públicos a los que nos dirigimos.

La forma de organizar eventos ha cambiado: hoy en día contamos con recursos técnicos, avances tecnológicos, extraordinarios recintos y locaciones, conferencistas de primer nivel, así como una amplia variedad gastronómica que satisface a los paladares más refinados.

Una de las principales claves para la planificación de un encuentro es la experiencia; los años de presencia y prestigio en una industria que ha evolucionado para bien brinda la pauta para lograr eventos a la medida. Es esencial que el modelo de negocio contemple tres pasos fundamentales:

1. Planeación: integración de un brief y generación de ideas.

2. Desarrollo: asignación de tareas, esquema de proyecto y contenido.

3. Realización: construcción, logística, seguimiento y análisis de resultados.

Escuchar al cliente y conocer sus ideas es básico para interpretar sus necesidades y concebir un proyecto que cumpla los objetivos de comunicación y cuya ejecución otorgue toda una experiencia, desde el momento de su planeación hasta el momento del desmontaje, independientemente del formato seleccionado: lanzamiento de producto, congreso, foro o viaje de incentivo.

Hacer realidad las ideas requiere también de un equipo multidisciplinario, comprometido y apasionado por las tareas que desarrolla. Es necesario generar espacios para la investigación con el fin de acercarnos a las nuevas tendencias y ofrecer una atención y calidad de primera.

México tiene gran potencial para el desarrollo de eventos corporativos nacionales e internacionales. De 2010 a 2014, la industria de reuniones registró un crecimiento del 35 por ciento; de los casi 300 mil eventos que se realizaron en 2014, 69 por ciento correspondió a reuniones corporativas, 13 por ciento a congresos de asociaciones, 3 por ciento a programas de incentivos, 2 por ciento a exposiciones y el resto se definió como otro tipo de eventos.

En cuanto a visitantes extranjeros, durante el primer semestre de este año nuestro país registró la llegada de 47 millones de visitantes internacionales. En aeropuertos, Cancún recibió tres millones mil 655 pasajeros, la Ciudad de México un millón 678 mil 252 visitantes y Puerto Vallarta 767 mil 603.

Sólo hace falta creatividad e innovación para materializar nuestras ideas y para generar experiencias y comunicación memorables.

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Evelyn Castillejos About Evelyn Castillejos
Comunicóloga por la FCPyS-UNAM y la UAM-Xochimilco, con experiencia en producción audiovisual y periodismo escrito y online. Pasión por el cine, la fotografía, la música y el teatro. Mi Twitter es @evelyngcp

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