Factores que debes considerar si quieres organizar un evento en tu empresa

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Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX

En los últimos años, la industria de reuniones ha logrado consolidarse debido a que las empresas han visto en los eventos corporativos una herramienta eficiente de comunicación que ayuda a atraer más clientes, a conservar el talento en el que han invertido a través de la capacitación o simplemente a agradecer a proveedores y amigos el apoyo brindado en determinado período.

Con la mayor demanda también han venido muchas dudas por parte del personal al que le encomiendan la organización de un evento empresarial, que si bien sabe que debe hacer algo, no tiene definido el cómo y, en muchas ocasiones, ni siquiera el para qué hacerlo.

Quizás una de las principales preocupaciones es que el evento en cuestión termine generando gastos innecesarios en tiempo y dinero, por lo que para prevenirlo es necesario que se consideren los siguientes elementos para lograr que nuestra empresa organice un encuentro que cumpla las metas para el que fue desarrollado:

Definir un propósito. El primer paso que debe tomar una compañía es definir el propósito del encuentro. Con ello evitaremos que la empresa especializada en la organización de eventos nos presente una propuesta que no cumpla con las expectativas que nos hemos planteado y terminemos pidiendo que desarrolle una segunda opción.

Entre los principales objetivos de un evento corporativo están la capacitación alrededor de un producto, servicio o sobre la empresa, la motivación a los empleados para que trabajen con más ánimo y enfocados en la obtención de resultados, o la promoción de un producto.

Identificar nuestro mercado. Una vez que definimos el propósito de nuestro encuentro empresarial, debemos identificar a quién va dirigido: son los distribuidores o el usuario final, es la fuerza de ventas a nivel directivo, medio o vendedores de piso, o todos.

Mientras más específicos seamos con el target, podemos planear actividades más concretas, lo que permitirá que el mensaje que queremos transmitir alcance un mayor impacto. Si el público es diverso, se deben planear actividades para cada segmento, así como eventos que promuevan la interacción entre todos los asistentes.

El presupuesto. Podemos tener expectativas muy altas respecto a lo que queremos lograr y cómo lo queremos lograr, pero si no tenemos los recursos, será complicado.

Aquí es donde la asesoría de un meeting planner es trascendental, porque con un poco de creatividad se pueden lograr las metas del cliente con un evento adaptado a su presupuesto.

El formato. Si sumamos los tres elementos anteriores, podremos definir el formato indicado para desarrollar nuestro encuentro, como una convención, una cena corporativa o un evento de relacionamiento, y con base en ello podremos definir la sede.

Crear un concepto. Para poder transmitir un mensaje de forma eficaz antes, durante y después del evento, es necesario que éste cuente con un concepto, el cual se conformará por elementos como agenda de actividades, equipo técnico, espectáculos y regalos, iluminación, comida, entre otros.

Si logramos definir adecuadamente estos elementos y además creamos canales de comunicación con la empresa organizadora, podemos lograr que nuestro evento fluya de manera natural, evitando retrasos, malos entendidos o incluso algunos roces.

Al tener bien identificado nuestro propósito, también podemos tener muy claros cuáles serán los resultados que obtendremos, ya sea cualitativa o cuantitativamente, y no generaremos falsas expectativas que terminen en decepciones.

En algunos casos, los resultados del evento se medirán conforme al número de citas de negocios y de contratos que se firmaron gracias a su realización. En otras ocasiones, con que los asistentes hayan quedado satisfechos y el área encargada haya cumplido con el evento sin salirse del presupuesto es más que suficiente para considerar que el encuentro fue un éxito.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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