La importancia del cuidado de los detalles en un evento

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Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Y el ganador es… ¡qué minuto de espera tan largo! El gerente del escenario de los Óscares tomó la postura que ninguno de los organizadores de eventos quisiéramos tomar cuando el presentador Warren Beatty anunció de manera equivocada que La La Land era ganadora del Óscar a la mejor película en vez de Moonlight. Este suceso tan vergonzoso para una institución de tan alto nivel nos recuerda la importancia del cuidado de los detalles en cualquier evento que organicemos.

Todos los organizadores de eventos sabemos que puedes planear, ensayar repetidamente y aún así algo puede salirse de control, por lo que es importante utilizar estrategias y tácticas de control de los detalles.

Contar con información detallada funciona bien, especialmente cuando ésta ayuda a que tus participantes sepan más sobre tus conferencias y sucesos. Existen diversas herramientas tecnológicas que ayudan a los organizadores brindándoles información del tráfico del evento y el relacionamiento que se presenta entre los participantes.

Para cuidar bien los detalles de tu evento es fundamental:

1. Percibir la misión y el propósito del evento: Pueden presentarse errores si los organizadores no entienden a fondo la misión del evento. Por ejemplo, en los eventos de recaudación de fondos este punto es muy susceptible.

2. Elegir un recinto apropiado: El lugar donde se lleva a cabo un evento es una de las principales claves para su éxito.

3. Tener formatos adecuados para la logística minuto a minuto y una “escaleta técnica” para que todos los involucrados sepan qué va a suceder en cada momento. Es lo que llamamos logística y es la parte fundamental e indispensable para cuidar los detalles de un evento.

4. Administrar el flujo del evento: Todo evento tiene tres etapas: 1) Pre evento, 2) Evento, 3) Post evento. Dentro del evento está el montaje y desmontaje. Es importante que cada una de estas etapas tengan su propia “escaleta técnica” de minuto a minuto.

5. Reforzar cinco mensajes clave que tu audiencia pueda recordar y compartir a través de redes sociales y de boca en boca. Los participantes que asisten a un evento especial pueden disfrutar diversos aspectos como la comida, la música, la decoración, el entretenimiento, entre otros factores; sin embargo, estos detalles no necesariamente transmiten los objetivos y la misión del evento, por lo que es fundamental brindar información clara que ayude a la audiencia a percibir correctamente lo que la empresa quiere transmitir y de esta manera alcanzar los objetivos de manera exitosa.

6. Contar siempre con personal sobrado en cualquier evento, ya que las eventualidades no avisan, es decir, en cualquier momento puede surgir un imprevisto y eso requiere atención especial y no es buena opción quitar a otras personas de sus puestos para que se enfoquen en resolver otros asuntos. La experiencia es la que te da ese “colmillo” para anticipar aquello que pudiera suceder; sin embargo, cada detalle cuenta.

7. Tener la presencia de un “auditor de calidad” que se asegure de que todo está de acuerdo con lo planeado puede ayudar a todo organizador de eventos. Este auditor puede ser alguien del staff que esté fuera de operación pero que conozca y vea “desde afuera” y con ojos críticos lo que está sucediendo o aquellos detalles que no son perceptibles por “ceguera de taller” (los que están muy involucrados en el evento no los ven).

Las tácticas anteriores nos ayudan a disminuir el rango de errores en los eventos. Me parece que si en verdad fue un error el de los Óscares, para el próximo año tendrán mucho más cuidado con cada uno de los detalles.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

One Response to La importancia del cuidado de los detalles en un evento

  1. andrea dice:

    me encanto la información y es sirve para cualquier tipo de evento , gracias me ha ayudado

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