Por Laura Vargas
Publirrelacionista de Property PR
Twitter: @propertyprmx
La organización de eventos se puede definir como el proceso de diseño, planificación y producción de ceremonias, fiestas u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
La planeación de un evento requiere una buena planificación y anticipación a los problemas y necesidades futuras. Por eso, las agencias de relaciones públicas tienden a anticiparse a estos posibles problemas, dándole así al evento una mayor difusión y repercusión profesional; además, éstas saben la importancia de la gestión, organización e implementación de eventos de calidad como ruedas de prensa, lanzamientos de productos, premiaciones, eventos de responsabilidad social, inauguraciones, entre otros.
La gestión de dichos eventos va desde determinar a quién va dirigido, encontrar el lugar adecuado, la logística del tiempo, alimentos, manejo de proveedores y la asistencia de voceros. Estas tareas pueden representar todo un reto para las empresas que no cuentan con un área especializada en la organización de eventos.
Si quieres que tu evento tenga resultados profesionales, aquí van algunas claves y consejos que las agencias de relaciones públicas utilizamos para la organización y planificación de eventos, que ayudarán a disminuir la posibilidad de problemas o incidentes importantes:
1. Establecer el objetivo del evento. Ya sean tangibles o intangibles, lo primero que se debe hacer antes de cualquier evento es definir los objetivos, con los cuales se podrán determinar las características fundamentales del evento.
2. Fijar el público al que deseas llegar. Una vez que se estableció el objetivo del evento, hay que saber cuál es el público al que deseas llegar. De esta manera, será más fácil identificar los medios o influencers que se relacionan con la temática del evento.
3. Enlistar los recursos humanos y económicos. Es necesario establecer un presupuesto para los recursos audiovisuales, catering, muebles, etcétera. Así, se podrá crear un cronograma de actividades y los gastos que éstos conllevan.
4. Dar roles a cada persona involucrada en el evento. Aclarar las responsabilidades que tiene cada persona, ya sea dentro de la empresa o externa, es esencial para evitar problemas de comunicación. No se debe dar por hecho que cada persona sabe lo que debe hacer, esto es uno de las principales causas de crisis en eventos.
5. Gestionar un análisis post-evento. Este reporte no sólo sirve para medir resultados, sino también para darle seguimiento y difusión al evento el mayor tiempo posible, ya sea en redes sociales o en medios de comunicación, dando mayor impacto al objetivo que se estableció inicialmente.
Sin duda, las agencias de relaciones públicas son grandes aliadas al momento de organizar eventos, ya que cuentan con el conocimiento y la experiencia necesaria para manejar la gestión y crisis que pudieran surgir antes, durante y después del evento.
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