Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Especialmente en las pequeñas y medianas empresas existe el mito de que organizar in house los eventos corporativos y viajes de negocios puede resultar más económico que contratar a un profesional. Pero la realidad es que muchas veces “lo barato sale caro”. Con frecuencia las empresas comenten errores: pensando que es una labor sencilla, le dan la responsabilidad a empleados que carecen de la capacitación adecuada para realizar estas tareas.

Mi consejo es que si verdaderamente lo quieres hacer internamente, contrata a un corporate meeting planner profesional, especialista en organizar eventos y viajes corporativos, o capacites de manera profesional a alguien del equipo existente. Asegúrate de que tenga experiencia en cómo hacerlo bien y cómo ahorrar dinero. Por favor, no le pidas a tu asistente o al gerente de recursos humanos que se encargue de llevarlo a cabo. Si no sabe, es muy probable que cometa errores y solucionarlos implica tiempo y dinero.

La asociación GBTA (Global Business Travel Association) tiene más de cuarenta años de existir en el mundo y diez años en México. Esta asociación engloba a todos los corporate travel managers y meeting planners. Cuenta con más de 7 mil miembros a nivel internacional y más de 378 miembros en nuestro país.

“México fue el primer país de Latinoamérica en pertenecer a la GBTA. Actualmente, tiene presencia en Brasil, Colombia, Argentina, Costa Rica, Panamá y Perú”, comenta Rodolfo Macedo, director de operaciones de la GBTA México. Y añade: “La industria de la organización de eventos y administración de viajes en México se ha ido profesionalizando cada día más. Hace algunos años, esta tarea estaba en manos de un asistente o comprador de una empresa sin gran experiencia en este sector. Sin embargo, en la actualidad, incluso se está profesionalizando en el desarrollo de tecnologías de control de gastos de viaje, políticas de viaje, administración del gasto y administración del riesgo.

“Hoy por hoy, debido a la gran experiencia de los travel managers y los meeting planners, los grandes corporativos le están cediendo esta organización a ellos. Como beneficios tienen controles presupuestales y controles de calidad en el servicio (SLA) que se plasman como indicadores de satisfacción. Inclusive, estos controles pueden generar una penalización a los proveedores que no cumplen con lo establecido en un principio”.

Los objetivos principales de la GBTA son brindar educación, networking y herramientas de consulta, así como ser un proveedor de información a través de los diversos estudios que hace la asociación para todos sus miembros. “Aún queda mucho por hacer en la industria de grupos y convenciones, pero es un hecho que se está profesionalizando cada vez más en México. Vemos a la educación como clave del éxito”, asevera Macedo.

Concretamente, existen dos opciones para las empresas:

1. Invertir y capacitar a su gente, para lo cual recomiendo afiliarlas a asociaciones.

2. Contratar agencias de organizaciones de eventos y de administración de viajes corporativos.

Sobra decir que la elección depende del tamaño y del presupuesto de la empresa. Sin embargo, si nos basamos en las técnicas modernas de administración, lo más adecuado es contratar a un externo cuando la tarea no está dentro del área de especialización de la empresa. Créanme, a la larga sale mejor y más barato. Cometer y solucionar errores es desgastante.

Si bien algunos grandes corporativos tienen departamentos formales dentro del área de marketing para organizar eventos y viajes de negocios, en los que han invertido tiempo, recursos económicos y recursos humanos, existen otras empresas que prefieren que una agencia organizadora de eventos lo haga por ellos, ya que una buena agencia:

– Será cuidadosa y se enfocará en cuidar los presupuestos de la empresa.

– Brindará a sus clientes consejos creativos y profesionales.

– Pondrá mayor cuidado en los pequeños detalles.

– A través de sus múltiples contactos, conseguirá las mejores opciones de proveedores.

Además, de esta manera, la empresa no tendrá el estrés que genera la planeación.

Organizar de manera profesional un evento o un viaje corporativo es la perfecta ocasión para asegurar el buen posicionamiento de tu marca y lograr que los asistentes salgan inspirados e impresionados. Así que la decisión está en tus manos: invertir tiempo y recursos para hacerlo internamente o contratar una agencia que te ofrezca soluciones integrales.

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