Por Alejandra Vargas
Cofundadora de Property Public Relations
Twitter: @propertyprmx

Las relaciones públicas son una disciplina que tiene como objetivo conectar a empresas con su público meta, así como generar un vínculo entre éstas y los distintos medios de comunicación existentes en el mercado (televisión, radio, revistas, periódicos, etcétera). Debido a ello, es necesario que los publirrelacionistas cuenten con un buen entrenamiento de manejo de medios, ya que los periodistas esperan de ellos un trato digno que conlleve honestidad y respeto por su tiempo.

entrevista1Lo más importante en la relación entre la empresa, su agencia de relaciones públicas y el medio es mantener una comunicación proactiva en todo momento. No queremos que el periodista malinterprete o deforme la información, que las declaraciones se publiquen fuera de contexto o, peor aún, que el periodista revele información confidencial. Para esto, debemos usar las cinco C´s de una buena entrevista:

1. Expresar con claridad

2. Emplear un tono coloquial (hablar como si te dirigieras a un conocido tuyo)

3. Ser coherente con la información

4. Hablar de manera concisa

5. Complacer al periodista (darle la información que requiere para completar su trabajo)

Además, es necesario que la agencia de relaciones públicas apoye al reportero (después de la entrevista o el publirreportaje) con material gráfico, fotografías o cualquier otro contenido que pueda enriquecer la nota, ya que esto le quitará un peso de encima y será un gesto que apreciará enormemente.

Por otro lado, es indispensable que el vocero o entrevistado esté preparado antes de la entrevista. Por eso, recomendamos ampliamente que éste planifique tres o cuatros “puntos fundamentales” que traten de las cuestiones que se desean comunicar claramente al medio que realiza la entrevista, ya que si se trata de comunicar demasiados mensajes, el resultado final puede ser confuso, teniendo así en mente a la persona o las personas a las que va dirigido el mensaje (ya sea directamente con el periodista o público meta).

entrevista2Adicionalmente, sugerimos no estudiar de memoria lo que se propone decir, ya que las repeticiones de memoria no suenan naturales. Y finalmente, hay que tratar de emplear diversas técnicas para no apartarse del mensaje que se desea comunicar.

Por otra parte, es necesario que el vocero (así como el equipo de relaciones públicas que lo apoya) esté enterado de qué tipo de entrevista va a conceder, así como informarse anteriormente sobre el tema principal de ésta y de qué manera la entrevista forma parte de un panorama más amplio. Para esto, recomendamos que la agencia pregunte previamente al periodista sobre qué se hablará en la entrevista (para así tener preparado un dossier de prensa y tanto el vocero como el periodista estén en el mismo canal), así como la duración, locación y de qué forma se utilizará en el medio (impresa, online, radio, televisión) y si tienen fecha tentativa de publicación.

Finalmente, es importante recordar las reglas (cuando se está siendo entrevistado), para lo cual sugerimos traducir la información cuando sea necesario, es decir, tratar de ayudar al periodista que entienda los conceptos difíciles que se están tratando. También hay que evitar el uso de términos o palabras que llamen a confusión, cuidar el uso de abreviaturas y siglas (si se va a mencionar una asociación u organización, es mejor decir los nombres completos para que no haya malentendidos) y no repetir los conceptos negativos cuando se responda una pregunta delicada, pues la repetición de las palabras usadas por la persona que hace la entrevista puede resultar perjudicial.

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