éxito de los eventos digitales

Por Francisco Hernández Turpin
Director de eventos y experiencias en Smile Pill

Los eventos digitales han sido una estrategia muy importante para todas aquellas marcas que han buscado mantener contacto durante una pandemia que creíamos que iba a durar sólo unos meses. Aunque muchos ya estamos cansados de esta modalidad, se han logrado grandes avances en cuanto a resultados y experiencia del usuario final.

Jamás hubiéramos imaginado hacer una convención digital, ni pensado que un concierto en streaming sería un éxito. Cambió nuestra realidad y, con ello, las experiencias tuvieron que irse adaptando a un entorno cambiante e incierto.

¿Qué ventajas ofrecen los eventos digitales?

Nunca será lo mismo hacer una fiesta de fin de año en una plataforma que en un venue espectacular donde los invitados se saludan de abrazo, pero eso no quiere decir que no existan ventajas de elegir un evento digital. Aquí algunas de las más relevantes:

Derribar barreras geográficas

En un evento digital no es necesario hacer volar a tu principal cliente para que asista, ni contemplar viáticos para un ponente que vive en otro continente. Puedes tener participantes de todas partes del mundo si lo deseas.

Mayor probabilidad de asistencia

Un solo click vs. lidiar con el tráfico para llegar y regresar de la sede del evento. Un evento digital aumenta la viabilidad de asistencia, ya que los invitados disminuyen el tiempo que deben considerar en su agenda para poder asistir.

Menores costos de producción

La mayoría de las veces, el costo de producción de un evento digital es menor al de uno presencial. La renta del venue, el branding y el catering son algunos costos que se pueden evitar al hacer un evento digital.

¿Qué desventajas hay en la realización de eventos digitales?

Las desventajas las tenemos un poco más claras, sobre todo para los que ya hemos trabajado en esto durante los últimos dos años. Dentro de las principales podemos encontrar:

Distractores

En un evento presencial, los distractores solían ser los teléfonos móviles o platicar con las personas que se sentaban cerca de uno. Ahora tenemos que ser mucho más creativos para lograr mantener la atención de los asistentes, quienes puede que estén en su casa con sus mascotas, la computadora y hasta la TV prendida.

Touchpoints

Aquí estamos limitados a una invitación y el branding que permita la plataforma y su transmisión. Muchas veces acompañamos estos eventos con un kit. Es importante considerar el mayor número de touchpoints posibles, sobretodo si va ligado con los objetivos del evento.

Para estas alturas del partido, ya la mayoría de nosotros ha asistido a innumerables eventos digitales de todo tipo. Y seguramente muchos de ellos no fueron de nuestra entera satisfacción, en su mayoría porque nos hubiera gustado más vivirlos de forma presencial. Es muy importante tener este factor en mente al planear un evento digital, ¿cómo derribar esta barrera?

La fórmula para tener un evento digital exitoso

El core business de Smile Pill son los eventos de lanzamiento a influencers. Para convertir los eventos presenciales en digitales, generamos una fórmula que nos funcionó muy bien en el primer año de pandemia:

1. Mandar un “Save the date” a los invitados sin especificar el lanzamiento, sólo la marca para generar expectativa.

2. Hacerles llegar un kit a sus domicilios que sea súper llamativo, con una etiqueta que diga “No abrir hasta el día del evento”.

3. Durante el evento, cuidar que la duración sea de 90 minutos como máximo, buscando diferentes experiencias de 10-15 minutos que aseguren fluidez y la atención de los asistentes.

4. Que el kit contenga todo lo necesario para llevar a cabo las experiencias, así como un snack ad-hoc para la hora del evento. Normalmente, estos kits se envían a toda la República Mexicana, por lo que es importante contemplar algo que no sea perecedero.

5. Ofrecer un código de descuento temporal para que los invitados lo compartan con sus seguidores y lo adquieran a un precio especial.

6. Enviar el producto semanas antes al key opinion leader del grupo para que comparta su testimonial durante el evento.

7. Cerrar el evento con un reto, ya sea de try out del producto o algo similar para que los impactos no sólo sean con el unboxing y el evento.

Fue con esta fórmula que ganamos Oro en el Festival AMAPRO 2021 en la categoría Eventos de Lanzamiento. El evento fue el lanzamiento del serum con ácido hialurónico de Revitalift de L’Oréal Paris. Logramos más de 70 millones de impactos, convirtiéndose en el evento más exitoso en la historia de la compañía.

Puntos clave para organizar un evento híbrido

Es un estira y afloje esta pandemia, y cuando creemos que ya estamos listos para regresar con todo, algo viene a cambiar nuestros planes. Incuso, ya los clientes acostumbran pedir propuestas de eventos en dos modalidades para el 2022. “Queremos que sea presencial, pero prepara un plan B en caso de que algo suceda”.

Los eventos híbridos ya son algo común, pero es muy complicado equilibrar la experiencia presencial a remota. Este año pudimos experimentar bajo este formato y hemos encontrado algunos key points:

1. No tratar de hacer la misma experiencia para invitados presenciales que para los remotos. Cada una debe ser adaptada.

2. Para los remotos, nos ha funcionado empezar con un recorrido del venue y limitarnos sólo al contenido que ellos puedan disfrutar desde donde estén conectados.

3. A ellos también hay que hacerles llegar un kit a sus domicilios con todo lo necesario para vivir la experiencia remota, algo para brindar siempre prende.

4. Para los presenciales, sentirse en un espacio ventilado y seguro es un must. Esto aplica desde la llegada en el valet parking hasta la entrega de los press kits, así que todos los touchpoints deben contemplar un protocolo especial para asegurar una experiencia segura para los invitados.

Innovar en un evento digital es cada vez más complicado, aún así, en la agencia siempre nos enfocamos en hacer algo entretenido que sorprenda a los espectadores. Ha sido todo un reto estar en la industria en estas épocas, pero sigue siendo muy divertido. Al menos para nosotros.

En 2022 seguiremos viendo tanto eventos presenciales, eventos digitales y formatos híbridos. Es nuestra responsabilidad asegurar que los formatos que se propongan sean los adecuados para cuidar que las experiencias sean efectivas tanto para nuestros clientes como para los invitados, esto para que los eventos sigan siendo una estrategia que utilicen las marcas.

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