Ciudad de México.- Una empresa, sin importar el tamaño, tiene que pensar en la organización interna, definir jerarquías y funciones, y nada ayuda más para eso que un organigrama bien establecido. Hacerlo puede potenciar el crecimiento del negocio, una estructura organizativa ilustra el lugar de cada empleado dentro de la empresa, a quién le reporta, de qué áreas funcionales es responsable y quién le reporta.
Una muestra de la importancia de los organigramas es que crean líneas de autoridad claras que evitan posibles confusiones, como cuando dos supervisores dan instrucciones contradictorias a un empleado. Crear un organigrama de empresa de la manera correcta no sólo es indispensable, también resulta muy útil.
No es raro que las empresas pequeñas carezcan de una estructura organizativa. Los empresarios a menudo usan múltiples roles y comúnmente hay más puestos que cubrir que personas. Cuando esto sucede lo más probable es que nuestro equipo se enfrente a hacer malabarismos con múltiples tareas y prioridades, y la responsabilidad de las tareas puede fluctuar con el tiempo.
También es probable que la empresa no haya contratado a personas para roles específicos, pero eso no significa que no pueda definir qué roles se necesitan para administrar el negocio y cómo deberían ser. La estructura no tiene que ser inamovible, pero debería servir como marco para tu negocio a medida que evoluciona.
Existen más razones por las que las empresas deberían tener un organigrama adecuado, aquí algunas de ellas:
1. Ayuda a cada empleado a conocer el papel que juega dentro de la empresa
Un empleado que sabe cómo encaja en la organización y en la cadena de mando puede concentrarse en aprender su función; además, dentro de los organigramas pueden incluirse los datos de contacto de cada miembro de la empresa, lo que facilita a los nuevos empleados comunicarse con las personas adecuadas.
También, dentro de los organigramas puede incluirse la fecha de contratación de cada empleado y su historial de ascensos, con lo que se puede motivar al personal, pues se sabe que la falta de oportunidades de ascenso es una razón común por la que los empleados renuncian. Si el dueño de la empresa hace que la formación del empleado sea una prioridad, un organigrama puede ayudarle como elemento motivador.
2. Define las relaciones entre empleados y grupos
Las relaciones entre los empleados juegan un papel clave en el crecimiento o colapso de la organización. Al comunicar claramente cómo los diferentes miembros del personal y grupos se relacionan entre sí, las organizaciones experimentan un mayor crecimiento al evitar conflictos y colisiones innecesarias en el lugar de trabajo. Una cadena de mando claramente comunicada reduce la cantidad de tiempo que un empleado podría dedicar a obtener la información o la aprobación que necesita del gerente correcto.
3. Ayuda a evaluar las cargas de trabajo de los empleados
Es difícil evaluar a los gerentes sin definir claramente su rango de responsabilidad. Un organigrama eficaz ilustra el alcance del control de cada gerente o director, lo que facilita la evaluación de su carga de trabajo y determina si los ajustes están en orden. Esto ayuda a los tomadores de decisiones en la estructuración y reestructuración de responsabilidades en toda la organización.
4. Permite tomar mejores decisiones en cuanto a la asignación de recursos laborales
Usualmente la mayoría de los datos que se rastrean se utilizan en el contexto de la estructura empresarial. Por lo tanto, un organigrama puede ser el inicio para la toma de decisiones basada en datos. Esto puede funcionar para propietarios de pequeñas empresas, profesionales de recursos humanos y reclutadores.
Como ejemplo supongamos que descubres que un gerente trabaja muchas horas extras, ahora es el momento de profundizar en los datos y descubrir por qué. Tal vez los objetivos de producción no sean realistas. Tal vez el equipo no tiene suficiente personal. Es entonces cuando el organigrama te puede dar contexto. ¿Qué equipo lidera el gerente? ¿Cuántos miembros del personal hay en el equipo? ¿Cuáles son las funciones específicas de cada miembro del equipo? ¿El equipo incluye empleados de tiempo completo, empleados de medio tiempo, contratistas, pasantes o temporales?
5. Apoya el crecimiento de la empresa
Las empresas en crecimiento tienen estructuras organizacionales en evolución, los organigramas ayudan a determinar en dónde debe ocurrir este crecimiento. Los departamentos de bajo rendimiento y el personal con exceso de trabajo a menudo son el resultado de deficiencias en la estructura organizativa. Tener gráficos de estructura ayuda a identificar departamentos y gerentes con poco personal cuyos alcances son demasiado amplios.
Si la estructura organizativa de una empresa es demasiado amplia, puede ser una buena idea agregar nuevas capas de mandos intermedios. Esto se puede lograr reorganizando el organigrama (si hay suficientes recursos humanos) o reclutando para nuevos puestos.
En resumen, definir la estructura organizacional de tu negocio ayuda a todas las áreas de diferentes formas: facilita la comunicación efectiva, fortalece el sentido de responsabilidad, ayuda a identificar áreas problemáticas y ayuda al crecimiento sistemático del negocio.
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