Por Mark Roberts
CMO de ShoreTel

¿Cómo describirías tu última reunión: fue productiva y útil o sólo un desperdicio de tiempo? De acuerdo con estudios recientes, el 37 por ciento del tiempo de los empleados se invierte en reuniones y el promedio va cada vez más en aumento dentro de las organizaciones. El lado positivo es que las reuniones fomentan la colaboración y pueden ser el método más efectivo para compartir información vital; para muchos, el lado negativo de las reuniones –cara a cara o vía teleconferencias- es que dificulta o retrasa la acción.

Pero no tiene que ser de esa manera. Aplicar los siguientes pasos asegurará que tus reuniones de trabajo sean exitosas y efectivas, tanto para el equipo en general como para cada uno de los participantes:

1. Envía una agenda al menos dos horas antes de la reunión
La razón principal por la que las reuniones son una pérdida de tiempo es la falta de una agenda. Al enviarla, se marcan los tópicos que deben ser cubiertos, metas, asistentes y materiales necesarios, así como los tiempos de inicio y final.

2. Adopta tecnologías de videoconferencia o vía web
Incluso si no hay materiales para compartir, la mayoría de las herramientas para conferencias permiten publicar la agenda como un recordatorio virtual de las actividades de la reunión. Además, estas herramientas permiten a los asistentes hacer línea para las preguntas y consultas.

3. Comienza la reunión a tiempo
Esperar a quienes llegan tarde incomoda a aquellos que llegan a la reunión a tiempo. De ser posible, no pospongas el comienzo de la junta más de algunos minutos. Los que lleguen después podrán revisar la trascripción o notas de lo que se han perdido.

4. Presenta a los asistentes y sus roles
Como líder de la reunión, puedes presentar a los asistentes o dejarlos presentarse entre ellos, con una breve descripción de sus roles y responsabilidades.

5. Desactiva otras aplicaciones o apaga dispositivos electrónicos
El e-mail, la mensajería y el internet son elementos distractores. Pide a los asistentes no usar sus dispositivos móviles o aplicaciones durante la reunión o llamada. Como líder, especialmente si estás compartiendo tu escritorio, cierra las demás aplicaciones, pues no querrás que el grupo vea tus mensajes entrantes o comunicaciones recientes.

6. Guía la discusión
Cuando la conversación se desvíe del tópico o trascienda la agenda, trae la atención nuevamente al punto relevante y toma nota de otras cuestiones que puedan haber surgido para discutir en el futuro. Ser excesivamente cordial con personas que toman el control de la reunión sólo hará que ésta sea menos productiva.

7. Atención al tiempo
Indica cuando se esté a la mitad de la reunión y da un aviso diez minutos antes del final. Esto ayudará a que la reunión se mantenga enfocada y les recordará a los participantes lo que deben lograr antes de concluir la junta.

8. Termina con un resumen de la reunión
Identifica si los objetivos fueron alcanzados, define los próximos pasos y asigna responsabilidades a cada uno de los participantes.

9. Toma y distribuye notas de la reunión
Durante la reunión, toma notas. Posteriormente, resume y distribuye entre los asistentes antes de las 24 horas. Algunas soluciones de conferencia en video y web permiten grabar y trascribir las reuniones, envía el enlace a los participantes además de sus notas de la reunión.

Recuerda que las reuniones que están a tu cargo reflejan tus habilidades de liderazgo. El trabajo que realizas al crear la agenda, resumir las notas y enviar correos de seguimiento les muestra a tus colaboradores y colegas que has invertido tiempo y atención en el éxito de una reunión en la que fueron partícipes y en la que su tiempo fue bien aprovechado.

Dirigir la conversación e intervenir cuando sea necesario son talentos que las personas valoran. Al aplicar los puntos sugeridos, lograrás reuniones más productivas y asegurarás que las ideas y proyectos discutidos lleguen a resultados concretos.

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