Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati
Hoy en día, la mayoría de las personas tenemos la necesidad de la inmediatez. Sin duda, los avances tecnológicos han contribuido de manera significativa a generar dicha necesidad.
Años atrás, la comunicación era mucho más lenta. Enviabas una carta y esperabas paciente la respuesta. Después surgió el teléfono, haciéndola mucho más ágil. Posteriormente, con la aparición del fax, enviar y recibir textos era más sencillo y rápido. La aparición del correo electrónico marcó la diferencia en la comunicación de negocios, aunque tomó su tiempo. Actualmente, con los teléfonos inteligentes y la mensajería instantánea, la gran mayoría espera obtener respuesta en cuestión de minutos. Incluso, es tal la necesidad de la inmediatez que si tardas en responder un mail o mensaje, es muy probable que más tarde recibas algún tipo de queja o reclamo.
Para los meeting planners, este tipo de comunicación les ofrece la oportunidad de resolver diversas situaciones de negocios al momento; se analizan, se discuten, se proponen nuevas ideas o soluciones y se resuelven en muy poco tiempo. Esta dinámica es una gran oportunidad para aprovechar mejor el tiempo, ya que ofrece la libertad y ventaja de tratar ciertos temas a través de la tecnología sin necesidad de tener que trasladarse de un lugar a otro, pudiendo invertir tu tiempo en otras actividades.
Este avance en la comunicación no sólo se trata de texto; actualmente, es posible enviar casi cualquier tipo de contenido: imágenes, documentos, libros digitales e incluso voice notes, que son sumamente usadas tanto en las relaciones personales como en las profesionales.
A pesar de las bondades de la inmediatez en la comunicación, también existen riesgos. El más común es que, en el afán de contestar de manera muy veloz, corres el riesgo de escribir o grabar un audio con respuestas poco asertivas o precisas, perdiendo calidad y detalle en los mensajes.
Otro de los riesgos está cuando eres el receptor: quieres atender tan rápido que no lees o no escuchas bien el mensaje que te enviaron, lo que deriva en que des una respuesta equivocada y se presta a malos entendidos.
Para aprovechar y disfrutar los avances tecnológicos que facilitan la comunicación, comparto los siguientes tips:
1. Lee y escucha bien: Es preferible que te tomes tu tiempo para analizar cualquier tipo de mensaje que recibas antes de reaccionar.
2. Piensa antes de actuar: Antes de responder o de tomar la iniciativa para comunicarte con algún cliente, proveedor, patrocinador o invitado, piensa y desarrolla bien tu mensaje.
3. No te presiones: Al tener el celular, laptop, computadora o un wearable tan a la mano, seguramente ha ocasionado que experimentes una necesidad de ver y de responder de manera inmediata; te recomiendo que tomes las cosas con calma, no pasa nada si te tomas tu tiempo.
4. No olvides la formalidad: Quizá puedas sentir que, por ejemplo, la mensajería instantánea es demasiado informal, lo que se presta para que tu lenguaje o approach sea igual. Hay personas que, a pesar del medio, cuando se trata de negocios, valoran mucho un lenguaje formal, por lo que te sugiero que antes de atreverte a dirigirte con demasiada confianza, vayas poco a poco hasta estar seguro de que no le molestará al otro.
5. No presiones demasiado: Cuando preguntes algo o realices cualquier tipo de solicitud, toma en cuenta que las otras personas, aunque estén frente a su computadora, también requieren tiempo para ofrecerte respuestas y soluciones asertivas, por lo que te invito a ser paciente y comprensivo.
Los avances y cambios en la comunicación resultan benéficos para la sociedad; sin embargo, también han surgido inconvenientes como la falta de calidad, detalle y atención en las respuestas y en la lectura. Los avances tecnológicos no se detienen ni se detendrán, por lo que si utilizas cada herramienta a tu favor y aprendes a tomarte tu tiempo para evitar estresarte por la necesidad de la inmediatez, te aseguro que serás mucho más productivo en la organización de cada evento y también en tu vida personal.
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