organización de eventos nueva normalidad

Ciudad de México.- La agencia de experience marketing BlackBird creó el modelo “Smart Anticipation” como una forma de anticiparse para resolver las dificultades que actualmente tienen las marcas y agencias de comunicación para continuar con sus estrategias de marketing y de eventos en la nueva normalidad.

“Bajo este modelo que llamamos “Smart Anticipation”, que creamos y desarrollamos desde un inicio como agencia de experiencias, realizamos este manual para la operación de eventos en la nueva realidad, apegándonos a los lineamientos de la Organización Mundial de la Salud, la Secretaría de Salud y el gobierno de la CDMX, de la mano con los estándares internacionales, siendo nuestra principal prioridad la seguridad de nuestros clientes y sus consumidores, y ahora lo compartimos para que continúen con sus actividades de marketing directo y de eventos”, comentó Irma Gutiérrez Zapata, ceo de BlackBird.

La directiva comparte con marcas y agencias algunos de los pasos que se deben seguir para realizar eventos en la nueva normalidad:

Priorizar los venues al aire libre sobre los espacios cerrados, cuidar la ventilación y siempre
mantener corrientes de aire.
Uso de tapabocas indispensable para staff y asistentes.
 Tapetes desinfectantes.
 Arcos o cabinas de acceso desinfectantes.
 Estaciones con dispensadores de gel.
 Sanitización previo y post evento.
Señalética con reglamento post COVID-19 (uso de tapabocas indispensable, lavado de
manos constante, no tener más de 37.5°C de temperatura corporal, estornudar o toser
sobre un pañuelo o cubrirse con el antebrazo).
Señalización de sana distancia en piso y sillas.
 Toma de temperatura con arcos o con termómetro infrarrojo.
Estaciones con lavamanos en eventos de más de cincuenta personas.
En caso de un evento masivo, se deberá mantener una concentración no mayor a cien personas en 200 m², con separaciones para mantener la distancia adecuada y evitar una alta concentración en un mismo punto, por ejemplo, frente al escenario de un concierto.

El concepto “Smart Anticipation” aplica particularmente para eventos como capacitaciones,
lanzamientos, presentaciones especiales, festivales y conferencias, ya que se consideran acciones que ayudarán a minimizar el riesgo. Entre éstas se encuentran:

• Pre-registro en línea, con cuestionarios descartando síntomas.
• Registros contactless o con códigos QR.
• Entrega de kit de seguridad obligatorio en acceso que incluye tapabocas, gel antibacterial, pañuelos desechables y careta de acrílico.
• Divisiones entre personas que ayuden a delimitar el espacio.
• Asientos con lugar pre-asignado.
• No se debe contar con buffets, ni coffee breaks de autoservicio, sino entregados de forma individual a cada participante o invitado.
• Termómetros superiores con toma de temperatura constante con cámaras térmicas.
• Traducción simultánea hacia sus equipos celulares vía streaming desde un link (se les proporcionarán audífonos desechables como los de las aerolíneas).

Para activaciones y samplings se tratará de tener el menor contacto humano posible a través de happenings y muestreos con drones, sampleo de productos cerrados, activaciones autoejecutables con el uso de tecnología como sensores, biometría, realidad aumentada, códigos QR, NFC y RFID.

Mientras prosiga el semáforo naranja se continuará con eventos virtuales y experiencias en casa con entrega de kits:

• Capacitaciones virtuales con biométricos para asegurarse de que la información fue recibida por la persona indicada.
• Encuestas / mini examen post live-events con beneficios para corroborar que el mensaje fue recibido correctamente.
• Eventos híbridos, streaming en vivo de expositores con poco público o público virtual.

Entre las marcas que ya han experimentado el concepto de Smart Anticipation se encuentran Alpura, eBay, Grupo GICSA, Huggies, Lenovo y Metlife.

“Aunque ahora la situación parezca frágil o difícil para los eventos y activaciones, si logramos acoplarnos a los cambios entendiendo las necesidades de las marcas y la protección de los asistentes, podremos seguir avanzando y creciendo como industria”, finalizó la directiva.

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