Por Juan Carlos Lozano
Director general de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati
Los medios de comunicación, el ambiente profesional, la competencia, así como amigos y familiares, son círculos sociales que impactan la toma de decisiones. En la industria de reuniones es muy común que los clientes pidan un evento como el de alguien más. Como meeting planner, es importante que seas sincero al momento de hacer una propuesta y que, más allá de tratar de complacer replicando un evento, hagas una propuesta 100 por ciento personalizada para cada cliente con base en el objetivo principal.
Es muy probable que las personas no tengan una idea clara de sus necesidades, por lo que gran parte de tu labor como organizador será orientarlos hacia la mejor opción haciendo preguntas clave que te permitan identificar el objetivo y necesidades.
Por otro lado, como cliente es importante que antes de acercarte con un meeting planner, tengas claros todos los aspectos relevantes para poderle transmitir esa información al organizador. Debes tener muy claro cuál es el motivo de organizar un evento, el tipo de audiencia que asistirá, el número de invitados, los voceros, la agenda, etcétera. Tener preguntas y respuestas claras y concisas facilitará el proceso, haciéndolo más ágil y permitiendo que los resultados sean mejores.
Sin duda, las preguntas son una excelente herramienta que define tareas, expresa problemas, delimita obligaciones, ayuda a evaluar los resultados y obliga a pensar en el futuro. Parece increíble, pero en diversas ocasiones las personas no se atreven a preguntar para despejar las dudas que tienen y esto conlleva a malos entendidos y a eventos que no eran los esperados, no por falta de conocimiento, experiencia o profesionalismo, sino por desconocimiento de las necesidades.
Por lo anterior, esta es una guía de preguntas, tanto para clientes como para meeting planners, que deberían plantearse previo a la planeación de un evento:
1. ¿Cuál es el motivo del evento?
2. ¿Cuál es el objetivo principal? Es decir, ¿qué quiero lograr?
3. ¿En qué mes o fecha exacta está programado?
4. ¿Cuál es el mejor recinto para la ocasión?
5. ¿A quién está dirigido? Edad de la audiencia, gustos, profesión, etcétera.
6. ¿A cuántos asistentes esperamos?
7. ¿Cuál es el aliciente de los invitados para asistir al evento?
8. ¿Será un evento con o sin alcohol?
9. ¿Cuál es la experiencia de los organizadores en el tipo de evento que me interesa? Portafolio.
10. ¿Cuál es la metodología de trabajo del meeting planner? Tiempos de entrega, medio de comunicación, garantía en el servicio, etcétera.
Todos los cuestionamientos están pensados para mejorar la dinámica, garantizar la tranquilidad y satisfacción y lograr resultados asertivos.
Tener las ideas claras y las preguntas correctas también es básico en las dinámicas entre los ponentes y la audiencia. Muchas veces, en el caso de eventos pagados, los asistentes prefieren desperdiciar su inversión antes de atreverse a alzar la voz para hacerle una pregunta al speaker por el qué dirán… Es tiempo de dejar de lado los temores, reconocer que somos humanos y que preguntar, tener dudas y no saberlo todo es una condición normal. Preguntar nos permite seguir creciendo personal y profesionalmente.
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