Por Aricel Montes García
Directora asociada de Red Ring
Twitter: @RedRingMx
¿Por qué es importante tener una comunicación efectiva con nuestro equipo de trabajo? Porque de lo contrario podríamos padecer algunas de las consecuencias más comunes como desorientación respecto a los objetivos que se persiguen, baja moral entre los miembros del equipo, generación de desconfianza, falta de sentido de pertenencia, desmotivación y problemas con los clientes, que desde luego repercuten en la productividad y en los resultados que se esperan.
Pero, ¿Qué hacer para tener una buena comunicación con el equipo de colaboradores? Más si nuestro equipo cuenta con diversidad generacional o si se encuentra conformado principalmente por millennials¹.
Un líder debe valorar las condiciones y circunstancias bajo las cuales se encuentra, mismas que pueden cambiar de acuerdo con los actores involucrados o los resultados de las decisiones tomadas. Resistirse a esa nueva circunstancia o situación y conservar la misma postura sin reflexionar o profundizar sobre los resultados que se obtendrían al asumir un cambio puede llevar al fracaso al momento de presentar resultados. Y eso sucede comúnmente cuando no tenemos conocimiento sobre cada uno de nuestros colaboradores y produce que demos instrucciones generalizadas que generan ambigüedad o por correo electrónico sin establecer comunicación personalizada.
Los que nos encontramos al frente de un equipo de trabajo estamos obligados a sacar lo mejor de las personas con las que colaboramos, lo cual no es fácil ya que cada individuo es diferente y reacciona de manera distinta tanto a los estímulos como a los castigos, esto es, hay colaboradores a los que uno puede recriminar en público, otros que se ofenden al punto de la renuncia y algunos más a los que simplemente tenemos que escuchar y dejar que ellos mismos lleguen a sus propias conclusiones.
En Red Ring tratamos día a día con la diversidad cultural, generacional y profesional, lo que nos permite desarrollar modelos de comunicación que adaptamos de manera personalizada. Una vez que tenemos el mayor conocimiento de los colaboradores, establecemos la mejor forma de comunicarnos de manera grupal, atendiendo la diversidad detectada. Este sería nuestro primer elemento a compartir con ustedes: conozcan de manera personal a sus colaboradores, muestren interés por escucharlos para obtener información suficiente que les permita identificar las características generales de su equipo de trabajo.
Existen otros elementos que son producto de la psicología y la sociología, que nos pueden ayudar a establecer una adecuada comunicación con el equipo que tenemos a cargo, como son:
1. Escuchar activamente. Actualmente estamos tan presionados por el tiempo y los resultados que no escuchamos a las personas o nos distraemos fácilmente con el smartphone cada vez que suena. Para tener una escucha activa, es importante observar a nuestro interlocutor e identificar lo que dice, sus sentimientos y establecer contacto visual momentáneo. Es importante poner en silencio nuestro teléfono y evitar ser interrumpidos mientras se conversa con algún colaborador.
2. Ser empáticos. Tener la capacidad de ponernos en el lugar de la persona que nos está hablando mejora de manera importante la comunicación, ya que podemos entender sus motivos y lo que puede estar sintiendo al momento de establecer la comunicación.
3. Parafrasear. Este elemento hace referencia a decir, con las mismas palabras del interlocutor, lo que nos está expresando. Si existe alguna duda o si estamos comprendiendo lo que nos quieren comunicar, podemos reforzar parafraseando al interlocutor con afirmaciones como “Entonces, como lo estoy entendiendo, es que la situación era…” o preguntando “¿Quieres decir que te parece que…?”.
4. Elegir el medio correcto. ¿El medio de comunicación que se utiliza siempre es el correo electrónico? Esto puede resultar adecuado con millennials, pero para otras personas una llamada resulta mejor o una conversación cara a cara. De ahí la importancia de conocer a cada uno de los miembros del equipo, ya que permite identificar qué canal de comunicación es más adecuado para cada colaborador.
5. Lenguaje profesional. Utilizar un lenguaje casual durante la hora de comida en compañía de colegas no se considera inadecuado. Sin embargo, cuando se tenga reunión de trabajo o se escriba un correo electrónico es importante que se utilice un lenguaje claro y formal.
6. Ser específico. Es importante tener identificados los elementos a comunicar, ya que nos permitirán ser concretos y claros y no dejarán lugar a las confusiones o ambigüedades.
7. Evitar las generalizaciones. Hay que evitar los términos “siempre” y “nunca”, ya que forman etiquetas y prejuicios. Es mejor utilizar términos como “frecuentemente”, “la mayoría de las veces”, “en ocasiones” o “algunas veces”.
8. Ser breve. Es importante no repetir lo mismo varias veces aunque sea con distintas palabras o alargar demasiado el tema que se quiere abordar, ya que puede hacer sentir al interlocutor como alguien con dificultad para el aprendizaje.
Existe un número importante de técnicas que permiten desarrollar habilidades para la comunicación y, como hemos establecido desde un inicio, es importante tener claro que las personas son dinámicas, así que lo que hoy puede resultar como técnica eficiente de comunicación podría cambiar mañana al ingresar un nuevo colaborador al equipo de trabajo. Es importante tener en cuenta los orígenes socioculturales de los individuos, ya que la percepción de cada uno cambia de acuerdo con el entorno en el que se haya desarrollado.
¹Definidos como aquellos que llegaron al inicio de la vida adulta alrededor del año 2000. Son conocidos como un grupo hiperconectado y muy familiarizado con la tecnología que interactúa en medios sociales, entre otras características.
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