Ricardo Carreón

Por Ricardo Carreón
Experto en TI y negocios
Twitter: @ricardocarreon

Durante el periodo de cuarentena ocasionado por el coronavirus, es importante que tengamos todas las herramientas tecnológicas para poder ejecutar nuestro trabajo desde casa. Hay que tener algunos cuidados para que la experiencia de home office o teletrabajo sea lo más productiva posible.

Además de esto, muchas de las grandes empresas de tecnología como Google, Microsoft y Cisco están apoyando con licencias gratuitas para muchos de los ambientes más populares de software de colaboración en grupo o de reuniones y conferencias virtuales.

Las mejores prácticas de tecnología para hacer Home Office durante la cuarentena

1. La conexión de Internet en casa va a necesitar soportar a todos los miembros de la familia.

La manera en que la mayoría de las familias consumen internet en las casas es muy diferente a la forma en la que se utilizará el internet durante la cuarentena. Si suponemos una familia de cuatro miembros, con una pareja de personas que trabajan y dos hijos en edad escolar, entonces los consumos de internet tienden a ser muy ligeros por las mañanas, cuando todos están fuera de casa. Se da un cierto consumo de datos con los hijos durante la tarde y, finalmente, hay consumo de entretenimiento y redes sociales en las noches.

En un periodo de cuarentena es posible que, durante la mañana y la tarde, haya consumo de datos al tener a la pareja trabajando con herramientas de home office. Asimismo, los hijos también consumirían ancho de banda al estar en esquemas de educación a distancia. Todas estas demandas, al darse simultáneamente, pueden hacer que se requiera tener una conexión de mayor velocidad.

Es importante tomarlo en cuenta para que la experiencia de teletrabajo sea de buena calidad.

2. El software de redes sociales también tiene herramientas de teletrabajo

La mayoría de las personas posee en sus teléfonos celulares las aplicaciones de redes sociales como Facebook, YouTube, Instagram y Twitter. En dichas plataformas, hay herramientas que podrían considerarse como alternativas gratuitas adicionales a las de teletrabajo más comunes.

También, con la funcionalidad de grupos de redes sociales como Facebook o LinkedIn, podemos implementar esquemas de colaboración de grupos similares a los que brindan plataformas corporativas como Microsoft Teams.

Para implementar videoconferencias podemos utilizar herramientas tan comunes como Skype o WhatsApp; incluso, es posible incluir a más de dos personas a la vez. Si lo que se desea es hacer un streaming en video con muchos participantes, se pueden utilizar plataformas como YouTube Live, que ha ido ganando cada vez más interactividad y se le pueden agregar herramientas como chat para que alguien pueda estar presentando o dando un curso o conferencia y los demás participantes puedan hacerle preguntas al orador.

En los esquemas de redes sociales de streaming como los Lives de Facebook o de Instagram, normalmente la convocatoria se haría a través de la propia red social. Hay que hacer saber con tiempo a tus amigos que esto va a acontecer antes de iniciar la transmisión.

Estos esquemas, junto con el YouTube Live, pueden ser excelentes herramientas para reemplazar al software para webinars.

3. Utiliza software para reuniones virtuales (webinars)

Las reuniones vía web son conocidas comúnmente como webinars; hay muchas opciones en el mercado, tanto gratuitas como pagadas.

En un webinar puedes ejecutar una reunión uno a uno con otra persona, puedes hacer reuniones grupales o conferencias masivas. Más adelante te comento de las herramientas usualmente pagadas que las empresas de software han colocado como gratuitas para apoyar durante la crisis del coronavirus.

Se les llama webinars a las reuniones vía web. En esta clasificación caben desde las reuniones entre dos personas hasta eventos masivos o conferencias virtuales por medio de internet. En esta categoría de software entran herramientas que permiten reuniones de voz (pueden ser por teléfono o con la voz por internet), o bien, reuniones en video.

Existen diferentes modalidades, desde algunas en las que se asume que todos los participantes van a interactuar, como sería en una junta, hasta reuniones donde hay uno o varios presentadores y una gran audiencia.

El software para webinars permite que los presentadores puedan mostrar su pantalla o aparezcan en video y otras herramientas como un pizarrón electrónico para hacer anotaciones. Los participantes pueden hacer preguntas vía chat o voz, e inclusive pueden responder encuestas o recibir materiales adicionales de apoyo.

4. Utiliza software para mensajería en grupos

Microsoft Teams, por ejemplo, es una herramienta a la que los usuarios de Office normalmente tienen acceso, sean corporativos o individuales.

Además de las herramientas de mensajería, Microsoft Teams posee la funcionalidad para hacer reuniones con voz o video entre los miembros de un equipo de trabajo.

Cualquiera que sea la aplicación de mensajería en grupos, existen ciertas funcionalidades que cuando se trabaja en una oficina quizá no sean tan importantes, por ejemplo, actualizar siempre el estado en la mensajería o en la agenda puede ser algo no tan necesario cuando todos trabajan juntos en la misma oficina; sin embargo, con todos trabajando desde casa, tener la disciplina de actualizar la disponibilidad es vital para evitar ser interrumpido cuando se requiere ejecutar un trabajo.

5. Empresas que están dando licencias gratuitas durante la contingencia del coronavirus

Aquí la lista en orden alfabético de algunas de las herramientas de teletrabajo que están disponibles gratuitamente durante la crisis del coronavirus:

Cisco Webex: Una de las herramientas más usadas en los corporativos para conferencias y webinars. Permite reuniones de hasta 100 participantes.

Google Hangouts Meet: Herramienta de Google para reuniones virtuales. Está disponible gratuitamente hasta el 1 de julio de 2020. Puede soportar llamadas de hasta 250 personas. También es posible hacer streaming de webinars de hasta 10 mil participantes.

Hootsuite: Es una herramienta muy utilizada para la publicación de contenidos y el manejo de redes sociales. Por la contingencia sanitaria actual, ofrece una versión gratuita hasta el mes de julio de 2020.

LogMeIn: Este fabricante está ofreciendo versiones gratuitas de su software para organizaciones de la sociedad civil, escuelas y el sector salud que no son clientes.

Microsoft Teams: Esta herramienta de colaboración se ofrece gratis por seis meses y, además, eliminaron las restricciones del tamaño de los equipos.

Zoom: Fabrica software para webinars y en algunas de sus versiones gratuitas está quitando el límite de 40 minutos que tenía para reuniones en la plataforma.

Espero que esta guía de mejores prácticas y herramientas te sea útil para organizar tu home office y ser más productivo.

Es muy importante que todos nos cuidemos en estos momentos de emergencia sanitaria. Mantén a tu familia segura y continúa siendo productivo adoptando un esquema de teletrabajo sólido en tu casa.

Estoy seguro de que estas prácticas y herramientas te servirán mucho más allá de la coyuntura actual del coronavirus.

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