Por Michel Wohlmuth
Director y Socio Fundador de Creatividad
Twitter: @creatividadMX
Cuando alguien dice «Quiero organizar un evento», ¿es lo mismo que cuando dice «Quiero organizar una convención, congreso o viaje de incentivo? Claramente no, no es lo mismo.
Sin embargo, estamos acostumbrados a utilizar la palabra ‘evento’ como un genérico y más allá de si es correcto o no, lo que debemos hacer como parte de la profesionalización de nuestra industria es utilizar los términos y conceptos adecuados.
Dentro de la industria de reuniones los eventos están clasificados como convenciones y reuniones corporativas o de negocios, congresos de asociaciones, ferias y exposiciones comerciales, y eventos de incentivo.
El termino ‘reunión’ se define como todo encuentro formal en el que participan dos a más personas para revisar uno o varios temas. Para la Organización Mundial de Turismo (OMT), se refiere al encuentro de un número de personas en un lugar con el objetivo de organizar o llevar a cabo una actividad concreta.
Este tipo de encuentros tienen como meta motivar o incentivar a los asistentes, intercambiar ideas, transmitir conocimientos y realizar negocios. Esta clasificación indica que deben reunir de diez a más participantes y tener una duración mínima de cuatro horas, además de que deben realizarse en un recinto contratado.
Para que sean consideradas de carácter de internacional, la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) señala que deben reunir tres requisitos: que asistan por lo menos cincuenta participantes extranjeros, que sean organizados con una frecuencia regular y que su sede rote por al menos tres países diferentes.
Se excluye de todo rango a las actividades de carácter social y recreativo, algunas actividades educativas y políticas, y las reuniones para la venta de productos y servicios tales como espectáculos dirigidos al consumidor.
Con el fin de explicar la variedad de reuniones que existen y sus características, he seleccionado la clasificación que utiliza la OMT, misma que los divide en las siguientes categorías:
Convenciones y reuniones corporativas o de negocios. Generalmente este tipo de encuentros están patrocinados por una corporación y los participantes representan a la misma compañía, grupo corporativo o están relacionados con algún cliente o proveedor.
Congresos de asociaciones. Reuniones no orientadas a los negocios en las cuales se lleva a cabo el encuentro de amplios grupos de individuos para discutir e intercambiar puntos de vista en torno a un tema de interés.
Ferias y exposiciones comerciales. Eventos comerciales o culturales que reúnen a miembros de un sector empresarial, profesional o social, organizados con el propósito de representar productos o servicios para realizar labores de relaciones públicas o comercialización en un área específica.
Eventos de incentivo. Es una estrategia moderna gerencial enfocada en reconocer a las personas que alcanzaron o excedieron objetivos comúnmente relacionados con las ventas o productividad.
Actualmente, el sector de congresos y convenciones aporta el 1.5 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB) y registra más de 266 mil encuentros al año, de los cuales el 69 por ciento corresponde a reuniones corporativas, 13 por ciento a congresos de asociaciones, 3 por ciento a programas de incentivos, 2 por ciento a expos y el resto a otro tipo de eventos.
Una vez que se ha definido el propósito y la audiencia a la que va dirigido nuestro evento, es fundamental que éste se fortalezca con la implementación de nuevas tecnologías que permitan una interacción antes, durante y después del encuentro.
La próxima vez que vayas a organizar un ‘evento’ trata de utilizar el término correcto. Eso le dará a tu interlocutor mayor confianza y te ayudará a posicionarte como un experto en el tema.
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