Por Carlos Sandoval
COO en Alkemy Latam
Inicio esta columna reforzando la firme creencia de que el asset más valioso que tienen las agencias son las personas, pero quienes tenemos la fortuna de dirigirlas nos preguntamos constantemente cómo podemos optimizarlas sin que esto repercuta negativamente en nuestro negocio.
Si bien son nuestro asset más valioso, al estar en un negocio de personas, la complejidad por llegar al punto exacto donde los resultados crezcan y nuestros equipos tengan una correcta saturación de su tiempo (ojo, no sobresaturación) representa un reto que necesitamos afrontar si pretendemos ser cada vez más eficientes.
Acciones que ayudarán a optimizar los equipos de trabajo
Pero, ¿por dónde empezar? Una buena forma de encaminarte a la correcta optimización de tus equipos -asumiendo que ya tienes claros los objetivos a los que quieres llegar desde el punto de vista de negocio, cartera de clientes, headcount, servicios y márgenes- es contar con la ayuda de herramientas de gestión y control de horas en los proyectos.
Nosotros en la agencia iniciamos este año con la implementación de ODOO y, si bien la adopción llevó su tiempo, hoy puedo recomendar su uso, pues al contar con información a la mano esta es la forma más adecuada para analizar y tomar las decisiones correctas para la agencia.
Otra recomendación que hago es elaborar un documento de “skill mapping” de tus equipos, de tal forma que puedas visualizar fácilmente el expertise de cada persona que colabora en la agencia. Al hacerlo, podrás enfocar de una forma más optimizada a los equipos, respondiendo en qué área y/o proyectos actuales y potenciales debería estar cada quien, lo cual debe resultar en una mejor tasa de retención de talento, así como una buena atracción del mismo.
En este proceso de optimización no debemos perder de vista que se requiere tener un balance correcto entre 1) el tiempo que tus equipos dediquen a los proyectos pagados por tus clientes, 2) el tiempo empleado para proyectos internos que, si bien son a costo de tu agencia, son indispensables para el correcto crecimiento de las personas y de tus servicios y 3) el time-off que todos necesitamos para nuestros asuntos personales.
Es indiscutible que en tu estrategia de optimización necesitarás dedicar el mayor porcentaje de esta ecuación a los proyectos pagados.
Una vez que hagas check de estos primeros pasos, mantente con la mentalidad de que la optimización es un proceso vivo, no perfecto, no solo numérico, y que la necesidad por volver a enfocarse conforme avanzas es una realidad en nuestro actual mercado. Si no me crees, solo piensa un momento en esas agencias en las que sus pesadas estructuras hoy les dificulta mantener a flote los niveles de márgenes altos que históricamente tenían. No digo que tener un headcount grande sea malo, lo que digo es que necesitas tener el correcto tamaño para tu agencia y eso dependerá del resizing (para crecer o decrecer) que tus objetivos determinen.
En Alkemy el 2023 ha sido un año de una constante optimización. Ahora estamos viendo los primeros frutos de haber realizado un reenfoque hace algunos meses en los que -valga la redundancia- enfocamos a nuestras personas correctamente en los equipos donde su experiencia y plan de carrera hacían más sentido, además de que concentramos algunos servicios de una forma transversal e integrada, lo cual incluso nos ha dado el espacio para desarrollar la oferta de nuevas soluciones y una mayor cadena de valor para nuestros clientes.
Puedo decir que hoy estamos con el tamaño correcto y la agilidad necesaria que nuestros mercados demandan, incluso ante la complejidad y oportunidades que el 2024 representará para nuestra industria.
Así que piérdele el miedo a tomar decisiones drásticas para lograr la optimización en tus equipos. El camino es retador, pero te prometo que lleno de satisfacciones al capitalizar los resultados.
Sigue a The markethink y entérate de los temas más actuales y sobresalientes de la industria
